Shopify Exact koppeling: van Shopify-order tot boeking in Exact

Er zijn apps die Shopify met Exact Online verbinden, en voor een eenvoudige winkel kan dat voldoende zijn. Zo'n app volgt wel een vaste logica. Een maatwerkkoppeling kies je als je eigen regels nodig hebt, zoals orders per land in een andere administratie, een specifieke manier van boeken voor Shopify Payments, of meldingen per mislukte order. Je bent dan ook niet afhankelijk van de roadmap van een app-bouwer.

In Shopify is elke combinatie van opties, zoals maat en kleur, een aparte variant met een eigen SKU. Die SKU koppelen we aan de artikelcode in Exact, zodat voorraad en orderregels per variant kloppen. Shopify staat maximaal drie opties per product toe en inmiddels tot 2.048 varianten per product. In de datascan controleren we of elke variant een unieke SKU heeft die ook in Exact bestaat.

Shopify Payments betaalt in verzamelde uitbetalingen uit, waarbij transactiekosten en refunds al zijn verrekend. Daardoor sluit het bedrag op je bankafschrift niet direct aan op losse facturen. Via de API halen we per uitbetaling de onderliggende transacties op, zodat we kosten apart kunnen boeken en betalingen aan de juiste facturen in Exact kunnen koppelen. Hoe ver we dat automatiseren, stemmen we af met je boekhouder.

Ja. Met Shopify Markets verkoop je vanuit één winkel in meerdere landen en valuta. De koppeling neemt de valuta en het land van de order mee, zodat Exact de juiste btw-code en eventueel een vreemde valuta gebruikt. Heb je meerdere Shopify-winkels, bijvoorbeeld per merk of per land, dan kunnen die naar één of naar meerdere Exact-administraties boeken, afhankelijk van je bedrijfsstructuur.

Shopify stuurt een webhook zodra een order is aangemaakt of betaald. Daarop reageert de koppeling, zodat een order doorgaans kort daarna in Exact staat. Exact hanteert wel een limiet op het aantal API-calls per administratie, dus bij piekmomenten zoals Black Friday kan er een korte wachtrij ontstaan. Die wordt automatisch weggewerkt, zonder dat orders verloren gaan. Een vaste doorlooptijd garanderen we daarom niet.

We rekenen geen uren maar vaste pakketten. Starten kost € 4.950: Shopify en Exact Online als bron en bestemming, maximaal 4 dataflows zoals orders, klanten, voorraad en refunds, live binnen 4 weken. Wil je ook uitbetalingen, meerdere winkels of meerdere administraties, dan komt Groeien voor € 14.550 in beeld. We bouwen standaard op Alumio, een Nederlands integratieplatform met ISO 27001-certificering, waarvoor we officieel partner zijn.

Ja, al doet niet elke standaardkoppeling dat: sommige apps sturen alleen verkopen van Shopify naar Exact en geen voorraad terug. In een koppeling op maat is Exact leidend voor voorraad en schrijven we de beschikbare voorraad per artikel naar de juiste Shopify-locatie. Daarvoor heb je wel een Exact-pakket met voorraadbeheer nodig, zoals Handel of Productie. Met alleen Exact Boekhouden is er geen voorraad om te synchroniseren.

Shopify berekent btw per land en eventueel per product, Exact werkt met btw-codes per artikel of orderregel. Verkoop je artikelen met zowel 21% als 9% btw, dan is één vaste btw-code per land niet genoeg. We bepalen de btw-code daarom per orderregel op basis van het tarief dat Shopify heeft berekend, ook voor verzendkosten en EU-verkopen onder de OSS-regeling. Zo sluit het orderbedrag in Exact aan op Shopify.