ERP koppeling: je ERP als betrouwbare bron voor al je systemen
Een ERP-koppeling verbindt je ERP met je webshop, PIM, WMS, CRM, marketplaces en EDI-partners. Artikelen, prijzen en voorraad gaan automatisch naar je verkoopkanalen, orders en klanten komen zonder overtypen terug in je administratie. Of je nu werkt met Exact, AFAS, Microsoft Dynamics, SAP of een ander pakket: wij zorgen dat de gegevens kloppen en dat je ziet wanneer iets misgaat.
- Artikelen en stamdataERP → webshop, PIM
- Prijzen en prijsafsprakenERP → verkoopkanalen
- VoorraadstandenERP → webshop, marketplace
- VerkoopordersKanalen → ERP
- Klanten en debiteurenTweerichtings
- Facturen en creditnota'sERP → klant, EDI-partner
- Leverstatus en pakbonWMS → ERP → webshop
Gebouwd voor merken die op hun data moeten kunnen rekenen
- Orders uit de webshop worden handmatig in het ERP overgetypt
- Voorraad op de website loopt achter op de werkelijke stand
- Prijswijzigingen moet je per kanaal apart doorvoeren
- Fouten in debiteurgegevens zie je pas als de factuur terugkomt
- Orders komen automatisch en gevalideerd in je ERP binnen
- Voorraad wordt volgens een vast schema bijgewerkt in je kanalen
- Eén prijswijziging in het ERP gaat door naar alle kanalen
- Afwijkende gegevens worden tegengehouden en direct gemeld
Hoe we een ERP-koppeling bouwen
Een ERP is vaak het hart van je organisatie, dus we beginnen niet met bouwen maar met begrijpen. We brengen in kaart welk systeem de bron is voor welk gegeven en welke API- of exportmogelijkheden je ERP biedt.
-
01
Datascan van je ERP
We bekijken de beschikbare API's, tabellen en maatwerkvelden in je ERP en bepalen per gegeven welk systeem leidend is.
-
02
Mapping en regels
Artikelnummers, btw-codes, eenheden en debiteurnummers leggen we vast in een mapping, inclusief afwijkingen en uitzonderingen.
-
03
Testen met echte orders
We draaien de koppeling met orders en artikelen uit je eigen administratie, zodat randgevallen boven water komen voordat je live gaat.
-
04
Gefaseerd live
Eerst gaat één dataflow live, bijvoorbeeld voorraad, daarna volgen orders en facturen. Vervolgens monitoren en beheren we de koppeling.
Over ERP-koppelingen
Met welke ERP-systemen kun je koppelen?
Met vrijwel elk ERP dat gegevens beschikbaar stelt. Moderne pakketten zoals Exact Online, AFAS Profit, Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP Business One en Odoo hebben een API. Oudere of lokaal geïnstalleerde systemen koppelen we via bestandsuitwisseling in CSV of XML, een database of een lokale agent. In de datascan stellen we vast welke route bij jouw ERP past.
Welk systeem is leidend: het ERP of de webshop?
Dat bepalen we per gegeven. Meestal is het ERP leidend voor artikelnummers, prijzen, voorraad en debiteuren, en is de webshop leidend voor nieuwe orders en klantaccounts. Soms ligt productcontent juist in een PIM. Door dit vooraf vast te leggen voorkom je dat twee systemen elkaars wijzigingen overschrijven.
Ons ERP draait on-premise. Kan dat ook gekoppeld worden?
Ja. Een ERP op een eigen server is vaak niet direct vanaf internet bereikbaar. In dat geval werken we met een beveiligde verbinding, een lokale agent die gegevens ophaalt en doorzet, of een uitwisseling van bestanden via een beveiligde map. Samen met je IT-beheerder kiezen we de oplossing die past bij jullie beveiligingsbeleid.
Hoe vaak worden voorraad en orders gesynchroniseerd?
Dat hangt af van wat je ERP en je andere systemen ondersteunen. Sommige systemen sturen een seintje bij elke wijziging, andere moeten we op vaste momenten bevragen. Ook limieten op het aantal API-verzoeken spelen mee. We kiezen per dataflow een ritme dat past bij je proces, bijvoorbeeld orders vaker dan artikelstamdata.
Wat gebeurt er met maatwerk in ons ERP?
Veel ERP-omgevingen hebben eigen velden, extra tabellen of afwijkende werkwijzen. Die nemen we mee in de datascan en de mapping. Als maatwerk niet via de standaard API beschikbaar is, zoeken we een alternatieve route of spreken we af welke gegevens buiten de koppeling blijven. Zo weet je vooraf precies wat er wel en niet wordt uitgewisseld.
Wat kost een ERP-koppeling?
We werken met vaste pakketten in plaats van uren. Starten kost € 4.950 voor één bron en één bestemming met maximaal 4 dataflows, live binnen 4 weken. Groeien kost € 14.550 voor maximaal 5 systemen en 10 dataflows. Voor grotere landschappen is er een pakket van € 27.950. We bouwen bij voorkeur op Alumio, waarvoor we via Factor Blue officieel partner zijn.
Kies ik voor een standaard koppeling of een koppeling op maat?
Een standaard app of connector werkt goed als beide systemen hem ondersteunen en je processen standaard zijn. Heb je eigen velden, deelleveringen, meerdere magazijnen of klantspecifieke prijzen, dan loop je daar vaak tegenaan. Wij bouwen de koppeling op een integratieplatform zoals Alumio, met bestaande connectoren waar het kan en maatwerk waar het moet. In de gratis datascan kijken we wat voor jouw situatie verstandig is.
