WMS koppeling: orders, voorraad en verzending automatisch in sync
Met een WMS-koppeling stuur je orders automatisch naar je magazijn of fulfilmentpartner en krijg je verzendstatus, trackingcodes en voorraadmutaties terug. Dat werkt voor een eigen WMS, maar ook als je logistiek hebt uitbesteed aan een 3PL. Zo weet je webshop wanneer een order de deur uit is, en klopt de voorraad in je ERP met wat er echt op de plank ligt.
- VerkoopordersWebshop, ERP → WMS
- ArtikelstamdataERP → WMS
- Vooraanmelding inkomendERP → WMS
- OntvangstbevestigingenWMS → ERP
- VoorraadmutatiesWMS → ERP, webshop
- Verzending en trackingWMS → webshop, klant
- RetourenWMS → ERP
Gebouwd voor merken die op hun data moeten kunnen rekenen
- Orders gaan als export of per e-mail naar het magazijn
- Klanten krijgen geen trackingcode omdat die niet terugkomt
- Voorraad in het ERP wijkt af van de telling in het magazijn
- Retouren worden laat of helemaal niet verwerkt in de administratie
- Orders gaan automatisch en gecontroleerd naar het WMS
- Verzendstatus en trackingcode komen terug in je webshop
- Voorraadmutaties uit het magazijn worden verwerkt in je ERP
- Ontvangen retouren worden automatisch teruggemeld
Hoe we een WMS-koppeling bouwen
In de logistiek telt timing. Een order die na de cut-off binnenkomt, gaat pas de volgende dag mee. Daarom stemmen we het ritme van de koppeling af op de pickmomenten van je magazijn of fulfilmentpartner.
-
01
Logistiek proces
We brengen je orderstroom in kaart: cut-off tijden, verzendmethodes, deelleveringen en hoe je 3PL berichten ontvangt en terugstuurt.
-
02
Mapping van berichten
Orderregels, verzendmethodes, artikelcodes en statuscodes van het WMS vertalen we naar de velden van je webshop en ERP.
-
03
Proeforders
We sturen testorders door de hele keten, inclusief annuleringen, deelleveringen en retouren, en controleren alle terugmeldingen.
-
04
Live met bewaking
We gaan live op een rustig moment en signaleren orders die niet binnen de verwachte tijd door het WMS zijn bevestigd.
Over WMS-koppelingen
Kun je ook koppelen met een fulfilmentpartner of 3PL?
Ja. Veel fulfilmentpartners bieden een API, andere werken met bestanden die via SFTP worden uitgewisseld of met EDI-berichten. Soms heeft de 3PL een eigen klantportaal met een koppelmogelijkheid. We sluiten aan op wat je partner ondersteunt en vertalen dat naar het formaat van je webshop en ERP, zodat je zelf niet afhankelijk bent van één specifieke aansluiting.
Welk systeem is leidend voor de voorraad?
In de meeste gevallen is het WMS leidend voor de fysieke voorraad, omdat daar wordt geteld, gepickt en ontvangen. Het ERP verwerkt de mutaties voor de financiële kant, en de webshop krijgt de beschikbare voorraad. Die kan afwijken van de fysieke stand door openstaande orders of reserveringen. Die rekenregels leggen we vooraf samen vast.
Hoe werken deelleveringen en backorders?
Als het magazijn niet alles kan leveren, meldt het WMS per orderregel wat er is verzonden. De koppeling zet die informatie door, zodat je webshop een deellevering toont en je ERP weet wat nog openstaat. Hoe de rest wordt afgehandeld, later nasturen of annuleren, hangt af van je beleid. Dat nemen we mee in de mapping.
We willen overstappen naar een andere 3PL. Wat betekent dat voor de koppeling?
Omdat de koppeling via een integratielaag loopt, hoeft alleen de aansluiting op het nieuwe WMS te worden gebouwd. De kant van je webshop en ERP blijft grotendeels hetzelfde. Wel is een overgangsperiode belangrijk: orders die al bij de oude partner liggen, moeten daar worden afgerond. Die overstap plannen we samen per dag.
Kunnen orders over meerdere magazijnen worden verdeeld?
Ja, als je vooraf duidelijke regels hebt. Denk aan verdelen op basis van land, productgroep of beschikbare voorraad per locatie. De koppeling past die regels toe en stuurt elke order of orderregel naar het juiste WMS. Voorraad en verzendstatussen uit alle locaties komen weer samen in je ERP en webshop.
Wat gebeurt er als het WMS een order weigert?
Een geweigerde order verdwijnt niet. Is het een tijdelijke storing, dan probeert de koppeling het automatisch opnieuw. Is de order zelf onjuist, bijvoorbeeld door een onbekend artikel of een onvolledig adres, dan krijg je een melding met de reden. In de logging zie je per order wat er is verstuurd en wat het WMS heeft teruggegeven.
Hoe komt de track en trace code vanuit het magazijn terug in de webshop?
Zodra het WMS of je fulfilmentpartner een order heeft verzonden, stuurt het een verzendbevestiging met vervoerder en track en trace code terug. De koppeling zet die bij de juiste order in je webshop of ERP, zodat de order op verzonden gaat en je klant automatisch de verzendmail krijgt. Bij deelleveringen komt er per zending een eigen code terug. Blijft een bevestiging uit, dan krijg je een melding.