Datamapping: één definitie van je data, in elk systeem
Elk systeem noemt hetzelfde anders. Wij leggen vast wat een artikel, order of klant écht is en houden die definitie overal gelijk, zodat voorraad, prijzen en facturen in elk systeem kloppen.
- ArtikelnummersSKU · EAN · leverancierscode
- EenhedenStuk · doos · pallet
- Btw en belastingTarieven per land
- Prijzen & staffelsKlantgroep · kanaal
- KlantgegevensDebiteur · adres · contact
- StatussenOrder · levering · retour
- CategorieënPIM → kanaalstructuur
Gebouwd voor merken die op hun data moeten kunnen rekenen
Wat een datamapping bij ons altijd bevat
Mapping is geen Excel-bestand op een gedeelde schijf. Het is een afspraak over je data die in de datalaag wordt afgedwongen.
Datamodel
Eén gedeelde definitie van artikel, order, klant en voorraad, los van hoe een systeem het zelf noemt.
Veldmapping
Per systeem vastgelegd welk veld waar naartoe gaat, inclusief standaardwaarden als een veld leeg is.
Transformaties
Eenheden, valuta, btw-codes en statussen worden omgezet naar wat het ontvangende systeem verwacht.
Validatieregels
Verplichte velden, formaten en logische controles, zodat foute data niet verder komt dan de datalaag.
Referentietabellen
Landcodes, betaalmethoden en verzendopties centraal beheerd in plaats van per koppeling.
Mappingdocumentatie
Een leesbaar overzicht per stroom, zodat business en IT hetzelfde bedoelen.
- Elke koppeling vertaalt data op zijn eigen manier
- Een wijziging in één systeem breekt stromen elders
- Niemand weet welke definitie leidend is
- Eén datamodel dat alle stromen gebruiken
- Een nieuw veld of systeem pas je op één plek aan
- Afwijkende data wordt gesignaleerd voordat hij schade doet
Een eenduidig datamodel is ook de basis voor rapportage die klopt. Zie Data dashboarding.
Over datamapping
Wat is datamapping?
Datamapping is het vastleggen hoe gegevens uit het ene systeem overeenkomen met die in het andere: welk veld bij welk veld hoort, welke eenheid of code wordt omgezet naar welke, en wat er gebeurt als een waarde ontbreekt.
Waarom is datamapping nodig als systemen al gekoppeld zijn?
Een koppeling verplaatst data, maar zegt niets over de betekenis. Noemt de webshop iets een variant en het ERP een artikel, of rekent het ene systeem in stuks en het andere in dozen, dan gaat het zonder heldere mapping mis. Dat zie je terug in verkeerde voorraad, prijzen of facturen.
Wat hebben jullie van ons nodig?
Toegang tot de betrokken systemen en iemand die het proces kent. In een datascan lopen we samen door de belangrijkste gegevens en leggen we vast welke definitie leidend is. De technische uitwerking doen wij.
Wat gebeurt er met onze bestaande, vervuilde data?
Die brengen we eerst in kaart. Waar het kan corrigeren we automatisch, bijvoorbeeld bij eenheden of codes. Wat een menselijke keuze vraagt, leggen we aan je voor, zodat je daarna met schone data verder gaat.
Wat als een systeem een nieuw veld krijgt of wordt vervangen?
Omdat de mapping centraal in de datalaag staat, pas je die op één plek aan. De andere systemen merken er niets van. Een nieuw systeem sluit aan op het bestaande datamodel in plaats van op elk systeem apart.
Is de mapping inzichtelijk voor ons?
Ja. Elke mapping wordt gedocumenteerd in een leesbaar overzicht per stroom. Zo weten je eigen IT en de business wat er met hun data gebeurt, en kan een andere partij het overnemen.
Wat is het verschil tussen datamapping en datatransformatie?
Datamapping legt vast welk veld in het ene systeem bij welk veld in het andere hoort, bijvoorbeeld het artikelnummer in je ERP bij de SKU in je webshop. Datatransformatie zet de waarde zelf om: stuks naar dozen, een btw-code of landcode naar wat het ontvangende systeem verwacht, of een ander datumformaat. Ze horen bij elkaar: de mapping beschrijft de regels, de transformatie voert ze uit in de datalaag.
Wat als de artikelnummers in onze webshop en ons ERP niet overeenkomen?
Dat komt veel voor: de webshop gebruikt bijvoorbeeld een SKU per variant, het ERP een intern artikelnummer en de leverancier weer een eigen code. In de mapping leggen we vast welk nummer leidend is en hoe de andere daaraan gekoppeld worden, bijvoorbeeld via EAN of een referentietabel. Ontbrekende of dubbele nummers worden gesignaleerd voordat ze een ander systeem bereiken, zodat voorraad en orders op het juiste artikel landen.