EDI koppeling: orders, pakbonnen en facturen digitaal uitwisselen

UN/EDIFACT is de internationale standaard voor EDI-berichten. GS1 EANCOM is daar een subset van, afgestemd op handel en logistiek, en wordt in Nederland veel gebruikt in onder meer retail, food en doe-het-zelf. Daarnaast werken sommige partners met eigen XML-formaten of met GS1 XML. Welke variant je nodig hebt, staat in de implementatiegids van je partner.

Dat bepaalt meestal je handelspartner. Een VAN is een tussenpartij met een mailbox per bedrijf, waar berichten klaarstaan tot ze worden opgehaald. AS2 verstuurt berichten rechtstreeks via internet en geeft met een ondertekend ontvangstbewijs, de MDN, zekerheid over aankomst. SFTP is eenvoudiger in te richten, maar kent zo'n ontvangstbewijs niet standaard.

Een GLN, Global Location Number, is een uniek GS1-nummer waarmee een bedrijf of locatie wordt aangeduid, zoals je hoofdkantoor, magazijn of afleveradres. In EDI-berichten worden partijen en adressen met GLN's aangeduid in plaats van met tekst. Je vraagt ze aan via GS1 in jouw land. In de mapping koppelen we GLN's aan de debiteuren en adressen in je ERP.

Daar zijn meerdere lagen voor. Bij AS2 krijg je een MDN als technisch ontvangstbewijs. Met een CONTRL-bericht meldt je partner of het bericht syntactisch correct is, en met APERAK of het inhoudelijk is geaccepteerd. Wij loggen elk bericht en slaan alarm als een verwachte bevestiging uitblijft of een bericht wordt afgewezen.

Ja. Het vertalen van EDI-berichten gebeurt in de integratielaag, niet in je ERP. Het ERP hoeft alleen gegevens te kunnen leveren en ontvangen, via een API of via bestanden. Een inkomende ORDERS wordt zo gewoon een verkooporder in je ERP, en een factuur uit je ERP wordt omgezet naar een INVOIC in het formaat dat je partner verwacht.

De bouw zelf is vaak snel te doen: ons pakket Starten gaat binnen 4 weken live voor één bron en bestemming met maximaal 4 dataflows. De doorlooptijd hangt echter ook af van je partner. Veel retailers hebben een vaste testprocedure waarin ze berichten controleren voordat je in productie mag. Die planning stemmen we vooraf met je partner af.

EDI is het automatisch uitwisselen van zakelijke berichten zoals orders, pakbonnen en facturen in een vast standaardformaat tussen systemen. Je hebt het vooral nodig als een afnemer of leverancier erom vraagt, wat veel voorkomt bij retailketens, groothandels en logistieke partijen. Vraagt niemand erom, dan is een gewone API- of bestandskoppeling meestal eenvoudiger. In de datascan bekijken we wat jouw handelspartners eisen.

Dat hangt af van het aantal handelspartners, berichttypes en de route die je partner voorschrijft. Wij werken met vaste pakketten in plaats van uurtarieven, vanaf € 4.950 voor één bron en bestemming met maximaal vier dataflows. Gebruik je een VAN of EDI-provider, dan komen hun abonnements- of berichtkosten daar los bij. In de gratis datascan brengen we de scope in kaart, zodat je vooraf weet waar je aan toe bent.