Magento Exact koppeling: orders, voorraad en artikelen automatisch

Exact Online hanteert standaard een limiet per minuut en een limiet per dag, telkens per administratie. Boven die grens weigert Exact extra verzoeken met een foutcode 429. Je merkt daar in de praktijk weinig van, omdat we webhooks gebruiken waar Exact die aanbiedt, alleen gewijzigde records ophalen en verzoeken die geweigerd worden automatisch opnieuw aanbieden. Bij grote catalogi rekenen we in de datascan vooraf uit of de synchronisatie binnen de limieten past.

Voor voorraad, magazijnen en verkooporders heb je een Exact Online-pakket met logistiek nodig, zoals Exact Online Handel (Wholesale) of Productie. Gebruik je alleen Exact Online Boekhouden, dan kunnen we Magento-verkopen wel als verkoopfactuur of boeking in Exact zetten, maar is er geen voorraad om terug te sturen naar Magento. In de datascan kijken we welk pakket en welke modules je hebt.

Ja. Werk je met meerdere bv's of landen, dan kunnen we per Magento-website of store view bepalen in welke Exact-administratie de order terechtkomt. Elke administratie heeft een eigen division-nummer in de API en een eigen API-limiet, dus we houden artikelcodes, btw-codes en debiteuren per administratie apart bij. Zo boek je bijvoorbeeld Duitse orders in de Duitse administratie en Nederlandse in de Nederlandse.

Dat kies je zelf. Werk je met voorraad en levering vanuit Exact, dan maken we een verkooporder aan, zodat je magazijn de levering in Exact verwerkt en de status terug naar Magento gaat. Lever je vanuit een extern magazijn of verkoop je vooral diensten, dan kan de order ook direct als verkoopfactuur in Exact komen. Ook een combinatie is mogelijk, bijvoorbeeld per Magento-website of per betaalmethode.

Dan blijft de order niet stilliggen zonder dat iemand het weet. Veelvoorkomende oorzaken zijn een artikelcode die in Exact niet bestaat, een geblokkeerde debiteur of een ontbrekende btw-code. De koppeling logt de exacte foutmelding van Exact per order en stuurt een alert. Tijdelijke fouten, zoals een bereikte API-limiet, worden automatisch opnieuw geprobeerd. Inhoudelijke fouten los je op in Exact of Magento, waarna de order alsnog wordt verwerkt.

Een Magento Exact koppeling met bijvoorbeeld artikelen, voorraad, orders en debiteuren past vaak in het pakket Starten: € 4.950 voor één bron en bestemming met maximaal 4 dataflows, live binnen 4 weken. Koppel je meerdere administraties of komen er meer dataflows bij, dan kijken we naar Groeien voor € 14.550. De koppeling tussen Magento en Exact bouwen we bij voorkeur op Alumio; via Factor Blue zijn we officieel Alumio-partner. Na livegang regel je het beheer met een maandelijks datazorgpakket.

Dubbele debiteuren zijn een veelvoorkomend probleem bij webshopkoppelingen. We spreken vooraf een matchregel af, meestal op e-mailadres of klantnummer, en de koppeling zoekt eerst of de klant al als debiteur in Exact bestaat voordat er een nieuwe wordt aangemaakt. Voor gastbestellingen kies je of ze op een verzameldebiteur komen of een eigen debiteur krijgen. Bij zakelijke klanten kan ook het KvK- of btw-nummer als sleutel dienen.