Unit4 koppeling: Unit4 ERP en Financials verbinden met je systemen
Met een Unit4 koppeling krijgt Unit4 ERP of Unit4 Financials automatisch de gegevens die het nodig heeft: medewerkers uit je HR-systeem, uren uit projecttools, facturen uit een AP-oplossing en relaties uit je CRM. Unit4 biedt REST API's, webservices en low-code opties als de Extension Kit. Welke route past, hangt af van je product, versie en of je in de Unit4 Cloud draait.
- MedewerkersHR-systeem → Unit4 ERP
- Uren en onkostenProjecttool → Unit4 ERP
- InkoopfacturenAP- of scantool → Unit4
- RelatiesTweerichtings met CRM
- ProjectenUnit4 ERP → projecttool
- JournaalpostenBronsysteem → Unit4
- Budgetten en actualsUnit4 ERP ↔ FP&A
Gebouwd voor merken die op hun data moeten kunnen rekenen
- Nieuwe medewerkers die in HR en in Unit4 ERP apart worden aangemaakt
- Uren uit een externe tool die via Excel-imports in Unit4 ERP belanden
- Oude maatwerkkoppelingen op webservices die bij een upgrade breken
- Dimensies en kostenplaatsen die per bronsysteem anders zijn ingevuld
- Medewerkers en organisatiestructuur automatisch gelijk in HR en Unit4
- Uren en onkosten dagelijks gevalideerd in Unit4 ERP, klaar voor facturatie
- Koppelingen op de actuele Unit4 API's, beter bestand tegen upgrades
- Eén set mappingregels voor dimensies, zodat rapportages kloppen
Hoe we Unit4 koppelen
Unit4 ERP is sterk configureerbaar, met eigen dimensies, attributen en workflows per organisatie. We brengen daarom eerst jouw inrichting en versie in kaart en kiezen daarna per dataflow tussen REST API, webservice of Extension Kit.
-
01
Versie en hosting
We bepalen of je Unit4 ERPx in de cloud, een eerdere Unit4 ERP-versie of Financials by Coda gebruikt en welke API's daarbij beschikbaar zijn.
-
02
Inrichting in kaart
We brengen attributen, dimensies, rechten en workflows in Unit4 ERP in kaart, zodat geboekte gegevens aansluiten op je bestaande structuur.
-
03
Testen in testomgeving
We testen met echte medewerkers, uren en facturen in een Unit4-testomgeving en controleren samen met finance of alles goed doorloopt.
-
04
Live en bewaken
We gaan gefaseerd live, bij voorkeur rond een periodeafsluiting, en bewaken daarna elk bericht met logging, monitoring en alerts.
Over de Unit4 koppeling
Welke Unit4-producten kun je koppelen?
Het belangrijkste product is Unit4 ERP, voorheen Agresso en later Business World, met ERPx als huidige cloudgeneratie. Het wordt veel gebruikt door dienstverleners, overheid, onderwijs en non-profit. Daarnaast koppelen we Unit4 Financials by Coda, gericht op financiële processen in grotere en internationale organisaties, en Unit4 FP&A voor planning en budgettering. Elk product heeft een eigen set API's.
Welke API’s biedt Unit4 ERP?
Unit4 ERP heeft publieke REST API's voor onder meer relaties, medewerkers, projecten, uren en financiële transacties. De breedste set is beschikbaar in ERPx. Eerdere versies, zoals ERP7, bieden een deel van die REST API's en daarnaast SOAP-webservices, bijvoorbeeld voor query's en imports. Welke API je kunt gebruiken, hangt dus af van je versie en of je in de Unit4 Cloud of on-premise draait.
Wat is de Unit4 Extension Kit?
De Extension Kit is een low-code tool van Unit4 waarmee je flows bouwt die starten op een schema, een webhook of een event in Unit4 ERP. Je kunt ermee REST-calls doen en kleine automatiseringen maken. De Extension Kit is alleen beschikbaar voor Unit4 Cloud-klanten. Voor grotere koppelingen met mapping, retries en monitoring over meerdere systemen kiezen we meestal een integratieplatform, waarbij Extension Kit-events wel een trigger kunnen zijn.
Hoe koppel je Unit4 Financials by Coda?
Unit4 Financials by Coda ondersteunt REST API's en webservices, XML-berichten via XMLi en bestandsuitwisseling via SFTP. De oudere Integration Tool Kit is door Unit4 uitgefaseerd, dus nieuwe koppelingen bouwen we op de actuele API's. Typische stromen zijn journaalposten uit bronsystemen, inkoopfacturen uit een AP-tool en stamgegevens van leveranciers en klanten.
Is Multivers nog een Unit4-product?
Nee. Exact nam eind 2020 Unit4 Bedrijfssoftware over, de tak die de mkb- en accountancymarkt in Nederland en België bediende. Multivers valt sindsdien onder Exact en heet niet meer Unit4 Multivers. Een Unit4 koppeling gaat dus over Unit4 ERP, Financials en FP&A. Gebruik je Multivers, dan kijken we in de datascan naar de mogelijkheden die Multivers zelf biedt.
Hoe voorkom je dat een Unit4 koppeling breekt bij een upgrade?
Door zoveel mogelijk de publieke, gedocumenteerde API's van Unit4 te gebruiken in plaats van directe databasekoppelingen of zelfgebouwde maatwerkservices. In ERPx worden updates doorlopend uitgerold, dus testen we de koppeling tegen de testomgeving voordat een release live gaat. Met monitoring en alerts zie je daarnaast direct wanneer een bericht door een wijziging niet meer verwerkt wordt.
Kun je Unit4 ERP koppelen met Salesforce of een ander CRM?
Ja. Unit4 ERP heeft geen eigen CRM, dus klant- en saleskansen staan vaak in Salesforce, HubSpot of Dynamics. We koppelen relaties, gewonnen deals, projecten en factuurgegevens tussen het CRM en Unit4 via de API's van Unit4, en leggen vooraf vast welk systeem leidend is voor welk gegeven. Zo hoeft finance een gewonnen deal niet opnieuw in te voeren en ziet sales de actuele factuurstatus.