Exact Online koppeling: je administratie automatisch in sync
Met een Exact Online koppeling komen orders, relaties, artikelen, voorraad en facturen automatisch in de juiste administratie terecht. We koppelen via de REST API van Exact Online, rekening houdend met rate limits, meerdere divisies en jouw pakket, van Boekhouden tot Handel of Productie. Zo werk je niet meer met exports en handmatige boekingen.
- VerkoopordersWebshop → Exact Online
- Relaties en contactenTweerichtings met CRM
- Artikelen en prijzenExact Online → kanalen
- VoorraadpositiesExact Online → webshop
- VerkoopfacturenExact Online → klantportaal
- InkoopordersExact Online → leverancier
- Uren en projectenUrenregistratie → Exact
Gebouwd voor merken die op hun data moeten kunnen rekenen
- Een sync die halverwege stopt omdat de daglimiet per administratie op is
- Orders die in de verkeerde divisie of met een verkeerde btw-code landen
- Een koppeling die stil uitvalt omdat het token niet goed is vernieuwd
- Per administratie een aparte export en handmatige controle aan het eind
- Webhooks en bulk-endpoints, zodat je ruim binnen de limieten blijft
- Vaste regels per divisie voor dagboeken, grootboeken en btw-codes
- Tokens die automatisch vernieuwen, met een alert als autorisatie wegvalt
- Alle administraties in één koppeling, met logging per bericht
Hoe we Exact Online koppelen
Bij Exact Online bepalen je pakket, het aantal administraties en je volumes hoe de koppeling eruit moet zien. Daarom brengen we eerst in kaart welke gegevens per divisie heen en weer gaan en hoeveel API-aanroepen dat per dag kost.
-
01
Datascan per divisie
We bekijken per administratie je pakket, dagboeken, btw-codes, artikelgroepen en volumes, en rekenen uit hoeveel API-aanroepen de dataflows vragen.
-
02
Mapping en boekregels
We leggen vast welke orders naar welke divisie gaan, hoe relaties worden gematcht en welke grootboekrekeningen en kostenplaatsen horen bij welke transactie.
-
03
Testen met echte data
We testen met echte orders en relaties, inclusief creditnota's, afwijkende btw en dubbele klanten, zodat je administratie schoon blijft.
-
04
Live per administratie
We gaan gefaseerd live, divisie voor divisie, en bewaken daarna het API-verbruik, tokens en foutmeldingen met monitoring en alerts.
Over Exact Online koppelingen
Welke rate limits gelden bij de Exact Online API?
Exact Online beperkt het aantal API-aanroepen per app en per administratie, zowel per minuut als per dag. De standaardlimieten zijn 60 aanroepen per minuut en 5.000 per dag per administratie, al kan dat per afspraak verschillen. Bij overschrijding volgt een foutcode 429. We beperken het verbruik met webhooks, bulk- en sync-endpoints die veel regels per aanroep ophalen, en alleen gewijzigde gegevens synchroniseren.
Kunnen jullie meerdere administraties in Exact Online koppelen?
Ja. In Exact Online is elke administratie een aparte divisie met een eigen divisiecode, en elke API-aanroep gaat naar één divisie. De limieten gelden ook per divisie. We leggen vast welke gegevens naar welke administratie gaan, bijvoorbeeld per land, merk of vestiging, en bouwen dat in één koppeling met aparte monitoring per divisie.
Maakt het uit welk Exact Online pakket we hebben?
Ja, want niet elk pakket bevat dezelfde functies. Met Exact Online Boekhouden koppel je vooral relaties, facturen en boekingen. Voor verkooporders, voorraad en artikelbeheer heb je doorgaans Exact Online Handel nodig, en voor stuklijsten en productieorders Exact Online Productie. Tijdens de datascan controleren we welke API-onderdelen beschikbaar zijn in jouw pakket.
Ondersteunt Exact Online webhooks?
Ja, voor een aantal onderwerpen, zoals relaties, artikelen, verkooporders en voorraadposities. Een webhookbericht bevat alleen een verwijzing naar het gewijzigde record, dus de koppeling haalt de details daarna zelf op via de API. Voor grote aantallen wijzigingen zijn de sync-endpoints vaak efficiënter. We kiezen per dataflow de aanpak die het minste aanroepen kost.
Hoe werkt de autorisatie van een Exact Online koppeling?
Exact Online gebruikt OAuth 2.0. Een gebruiker met de juiste rechten geeft eenmalig toestemming, waarna de koppeling werkt met een access token dat na korte tijd verloopt en met een refresh token wordt vernieuwd. Gaat dat mis, dan stopt de koppeling. Daarom bewaken we de autorisatie actief en krijg je een melding als opnieuw inloggen nodig is, bijvoorbeeld na een wachtwoordwijziging of rechtenaanpassing.
Kunnen jullie ook Exact Globe+ koppelen?
Exact Globe+ is een ander product dan Exact Online: het draait meestal on-premise en heeft andere koppelingstechnieken dan de REST API van Exact Online. Een koppeling is vaak mogelijk, maar vraagt een eigen aanpak, bijvoorbeeld via de webservices of bestandsuitwisseling die Globe+ ondersteunt. We bekijken dit in de datascan, zodat je vooraf weet wat haalbaar is.
Hoe voorkom je btw-fouten en dubbele debiteuren bij een Exact Online webshopkoppeling?
Dat zijn de meest voorkomende fouten. Btw-codes verschillen per administratie, dus die mappen we expliciet per divisie en testen we met orders met verschillende tarieven en landen. Debiteuren matchen we op een vaste sleutel, zoals e-mailadres of KvK-nummer, zodat een terugkerende klant niet opnieuw wordt aangemaakt. En we kiezen een startdatum, zodat orders die je al handmatig boekte niet dubbel binnenkomen.