WooCommerce Exact Online koppeling voor orders en voorraad
Een WooCommerce Exact koppeling zet bestellingen uit je WordPress-webshop automatisch in Exact Online en stuurt voorraad en artikelgegevens terug. WooCommerce meldt nieuwe bestellingen via webhooks en de REST API, Exact Online ontvangt ze via de eigen REST API met OAuth. Wat er precies kan, hangt mede af van je Exact Online-pakket.
- BestellingenWooCommerce → Exact
- Klanten en debiteurenWooCommerce → Exact
- Artikelen en prijzenExact → WooCommerce
- VoorraadstandenExact → WooCommerce
- Orderstatus en leveringExact → WooCommerce
- VerkoopfacturenWooCommerce → Exact
- BetaalstatusWooCommerce → Exact
Gebouwd voor merken die op hun data moeten kunnen rekenen
- Bestellingen uit WooCommerce typ je handmatig over in Exact Online
- Voorraad in WooCommerce loopt achter, dus je verkoopt wat er niet is
- Een koppelplugin stopt na een WordPress-update en niemand merkt het
- Betalingen match je met de hand aan openstaande facturen in Exact
- Nieuwe bestellingen staan automatisch als order of factuur in Exact
- Voorraad uit Exact Online wordt regelmatig bijgewerkt in WooCommerce
- De koppeling draait buiten WordPress en blijft werken na updates
- Betaalde bestellingen worden aan de juiste factuur in Exact gekoppeld
Hoe we WooCommerce en Exact Online koppelen
Eerst kijken we welk Exact Online-pakket je hebt, want dat bepaalt of een bestelling als verkooporder met voorraad of als verkoopfactuur binnenkomt. Daarna koppelen we WooCommerce-webhooks aan de Exact Online API, binnen de limieten die Exact per administratie hanteert.
-
01
Scan pakket en webshop
We controleren je Exact Online-pakket, administraties, btw-codes en dagboeken, en de producttypes, plugins en betaalmethoden in WooCommerce.
-
02
Mapping en btw
SKU's koppelen we aan Exact-artikelcodes, belastingklassen uit WooCommerce aan btw-codes in Exact, en verzendkosten en kortingen aan eigen artikelen.
-
03
Testen met echte orders
We verwerken echte WooCommerce-bestellingen in een testadministratie, ook variabele producten, gastbestellingen en terugbetalingen.
-
04
Live en bewaking
We gaan gefaseerd live, bewaken het API-verbruik richting Exact en melden direct wanneer een bestelling niet geboekt kan worden.
Over de WooCommerce Exact koppeling
Kan ik met Exact Online Boekhouden ook voorraad naar WooCommerce sturen?
Nee, Exact Online Boekhouden heeft geen voorraadbeheer. Voorraad en verkooporders met magazijnen zitten in de pakketten voor handel en productie. Met Boekhouden zetten we een WooCommerce-bestelling om in een verkoopfactuur of boeking in Exact, en blijft WooCommerce leidend voor voorraad. Stap je later over naar Exact Online Handel, dan breiden we de koppeling uit met verkooporders en voorraad.
Hoe gaat de koppeling om met terugbetalingen in WooCommerce?
Een volledige of gedeeltelijke terugbetaling in WooCommerce verwerken we als creditfactuur in Exact Online, met een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. Zo kloppen omzet en btw in beide systemen. Werk je met Exact Online Handel en komt het product echt terug, dan kan de retour ook de voorraad in Exact bijwerken. Dat stemmen we vooraf per situatie met je af.
Hoe veilig is de toegang tot WooCommerce en Exact Online?
WooCommerce geeft toegang via REST API-sleutels die aan één gebruiker en een lees- of schrijfrecht hangen, altijd over HTTPS. Exact Online werkt met OAuth 2.0: een gebruiker met de juiste rechten keurt de koppeling goed, waarna kortlevende toegangstokens automatisch worden vernieuwd. Alle sleutels en tokens staan versleuteld in het integratieplatform, niet in je WordPress-database.
Wat als WooCommerce en Exact Online een ander btw-bedrag berekenen?
WooCommerce rekent vaak met prijzen inclusief btw en rondt per regel of per totaal af, afhankelijk van je instellingen. Exact rekent vanuit de btw-code. Daardoor kan een verschil van een cent ontstaan. We sturen bedragen zo aan dat het factuurtotaal in Exact gelijk is aan de bestelling, en boeken een eventueel afrondingsverschil op een vaste grootboekrekening.
Kan de koppeling zakelijke klanten met een btw-nummer goed verwerken?
Ja. Vraagt je webshop via een plugin of eigen veld een btw-nummer uit, dan nemen we dat mee naar de debiteur in Exact Online. Voor leveringen aan ondernemers in een ander EU-land kan dan de juiste btw-code met verlegde btw worden gebruikt. We spreken vooraf af hoe de koppeling omgaat met een ontbrekend of ongeldig btw-nummer.
Wat gebeurt er met bestellingen als Exact Online even niet bereikbaar is?
Bestellingen gaan eerst in een wachtrij in de integratielaag en worden opnieuw aangeboden zodra Exact weer reageert, ook als de limieten per minuut of per dag tijdelijk bereikt zijn. WooCommerce schakelt een webhook uit na herhaaldelijk mislukte afleveringen. Daarom halen we bestellingen daarnaast periodiek op via de REST API, zodat er geen order tussendoor glipt.