Koppel je twee stabiele systemen met een paar vaste dataflows, dan is een standaard connector of maatwerk koppeling meestal de goedkoopste route. Komen er drie of meer systemen bij of verwacht je te groeien, dan verdient een integratieplatform (iPaaS) zich meestal terug in beheer. De keuze hangt vooral af van wat er na de livegang gebeurt.
Je staat voor een keuze waar je jaren mee doet. Een developer biedt aan om de koppeling tussen je webshop en ERP op maat te bouwen. Een andere partij raadt een integratieplatform aan met een maandelijkse licentie. Beide klinken logisch en beide partijen hebben belang bij hun eigen antwoord.
Hieronder lees je wat de twee routes echt van elkaar onderscheidt. Je krijgt een rekenvoorbeeld voor je directie en vijf vragen waarmee je zelf kiest. We noemen ook de situaties waarin wij een integratieplatform afraden.
Wat is het verschil tussen een maatwerk koppeling en een integratieplatform?
Een maatwerk koppeling is code die het ene systeem rechtstreeks met het andere verbindt. Een developer schrijft een script dat bijvoorbeeld elke vijf minuten nieuwe orders uit Shopify ophaalt en via de API in Business Central zet. Dat heet ook een point-to-point koppeling. Wat een API precies doet lees je in wat is een API-koppeling.
Een integratieplatform zit tussen je systemen in. Elk systeem praat met het platform en het platform regelt de vertaling, de planning en de foutafhandeling. Je bouwt daar nog steeds logica. Alleen zitten monitoring, logging en herhaalpogingen er al standaard in. Bekende voorbeelden zijn Alumio, Boomi, Make en Workato. Een uitgebreide uitleg staat in wat is een integratieplatform.
Er bestaat ook een derde route: de standaard connector of app. Denk aan de Shopify Connector die Microsoft zelf voor Business Central levert. Die is snel ingericht, maar je past hem nauwelijks aan. Voor standaard processen is dat vaak precies genoeg.
Waarom lijkt maatwerk goedkoper dan het is?
De bouw van een eenvoudige maatwerk koppeling is vaak snel klaar. De kosten zitten in de jaren daarna. Leveranciers van webshops en ERP-systemen passen hun API’s voortdurend aan. Een maatwerk koppeling moet al die wijzigingen bijhouden.
De officiële documentatie maakt dat concreet. Shopify brengt elke drie maanden een nieuwe API-versie uit en ondersteunt elke stabiele versie minimaal twaalf maanden. Sinds 1 oktober 2024 is de REST Admin API van Shopify een verouderde API en moeten nieuwe apps op GraphQL worden gebouwd. Microsoft stopt vanaf Business Central versie 29 met het aanbieden van eigen pagina’s als SOAP-endpoint. Een koppeling die drie jaar geleden prima werkte, kan dus onderhoud nodig hebben zonder dat jij iets hebt veranderd.
Daar komen de grenzen van een API bij. Business Central online verwerkt per gebruiker maximaal 6000 OData-verzoeken in vijf minuten en maximaal vijf tegelijk. Een script dat bij een grote prijsupdate tegen die grens loopt, krijgt een foutmelding terug. Of de koppeling dat netjes opvangt en later opnieuw probeert, hangt helemaal af van de developer die hem bouwde.
Het grootste risico is vaak niet technisch. Bij maatwerk zit de kennis meestal in het hoofd van één persoon. Vertrekt die, dan begint de volgende met het lezen van code zonder documentatie.
Wanneer kies je voor een integratieplatform?
Het aantal systemen bepaalt veel. Bij point-to-point krijgt elk systeem een eigen verbinding met elk ander systeem dat dezelfde data nodig heeft. Bij drie systemen zijn dat er hooguit drie. Bij vijf systemen kunnen het er al tien zijn. Elke verbinding heeft dan zijn eigen code en zijn eigen onderhoud.
Bij een integratieplatform sluit je elk systeem één keer aan op het platform. Komt er een WMS bij, dan koppel je dat aan het platform en gebruik je de bestaande orderstroom opnieuw. Dat scheelt bouwtijd en het houdt het overzicht op één plek.
Je bent niet de enige die met deze vraag zit. In een marktonderzoek van IDG en TeamDynamix uit 2021 zei 89% van de bedrijven een achterstand in data-integratie te hebben. Ruim een kwart (27%) had al in een iPaaS geïnvesteerd en nog eens 66% was van plan dat binnen twee jaar te doen. Houd er rekening mee dat TeamDynamix zelf een integratieplatform verkoopt.
Een integratieplatform past meestal als een of meer van deze signalen herkenbaar zijn:
- je koppelt drie of meer systemen of dat gaat binnen twee jaar gebeuren
- er komt een marketplace, B2B-portaal of WMS bij
- je wilt zelf kunnen zien welke berichten zijn mislukt
- de koppeling mag niet stilvallen als één persoon ziek is of vertrekt
- je wilt later van webshop of ERP kunnen wisselen zonder alles opnieuw te bouwen
Wanneer is maatwerk wel de betere keuze?
Een integratieplatform is niet altijd het antwoord. Maatwerk past bij twee stabiele systemen met een paar eenvoudige dataflows. Zeker als je een eigen developer hebt die de code onderhoudt en documenteert. Ook bij een heel specifiek proces kan maatwerk handiger zijn. Denk aan een prijsberekening die nergens anders bestaat of aan een oud systeem dat alleen een bestand op een server kan wegschrijven.
Een platform heeft ook nadelen. Je betaalt elke maand een licentie, ook in maanden waarin er niets verandert. Je wordt afhankelijk van de leverancier van het platform. En iemand in je team moet het platform leren kennen, anders blijft de kennis alsnog bij de partner liggen.
Ons advies voor de meeste bedrijven met één webshop en één ERP is eenvoudig. Kijk eerst of er een standaard connector bestaat die je processen dekt. Is die er niet of loop je tegen grenzen aan, kies dan voor maatwerk zolang het bij twee systemen blijft. Zodra een derde systeem in beeld komt, is een integratieplatform meestal de verstandigste stap.
Wat kost maatwerk en wat kost een integratieplatform?
Vergelijk nooit alleen de bouwprijs. Reken over drie jaar en tel beheer, hosting en aanpassingen mee. Bij maatwerk betaal je de bouw en de hosting van het script. Daarbovenop komt elk uur dat een developer bezig is met een API-update of een storing. Bij een platform betaal je de bouw, de licentie en het beheer. Die posten zijn beter te voorspellen, omdat de leverancier van het platform de standaard connectoren bijwerkt.
Een rekenvoorbeeld helpt in het gesprek met je directie. Stel dat je nu een webshop en een ERP koppelt en over een jaar een WMS toevoegt. Bij maatwerk bouw je dan twee nieuwe verbindingen: van webshop naar WMS en van ERP naar WMS. Bij een platform sluit je alleen het WMS aan en hergebruik je de bestaande stromen. Zet beide scenario’s met je eigen getallen naast elkaar op één A4. Wat het handwerk je nu kost, reken je uit met onze besparingscalculator.
“De vraag is niet wat de koppeling vandaag kost. De vraag is wie hem over drie jaar onderhoudt als de leverancier weer iets verandert.”
Vijf vragen die de keuze voor je maken
Je hoeft deze beslissing niet op gevoel te nemen. Beantwoord deze vijf vragen samen met de collega’s die met de systemen werken:
- Hoeveel systemen moeten over twee jaar data met elkaar uitwisselen?
- Wie onderhoudt de koppeling als de huidige developer of partner stopt?
- Hoe snel wil je weten dat een order niet is aangekomen?
- Bestaat er een standaard connector die het grootste deel van je proces dekt?
- Wat kost een dag stilstand van de koppeling aan omzet en handwerk?
Zijn het meer dan twee systemen, weet je niet wie het onderhoud doet of wil je fouten binnen een uur zien? Dan past een integratieplatform waarschijnlijk beter. Stuur de vragen door naar je IT-collega of directie, zodat je met dezelfde informatie aan tafel zit. Hoe je de opbrengst van een koppeling onderbouwt, lees je in de businesscase van koppelingen.
Kom je er samen niet uit, plan dan een gratis datascan van 45 minuten. Je krijgt daarna een eerlijk advies over de route. Dat kan ook een standaard connector of maatwerk zijn.
