HubSpot koppeling met je ERP, webshop en boekhouding
Met een HubSpot koppeling ziet je salesteam in HubSpot wat er in je ERP en webshop gebeurt: orders, facturen, betaalstatus en klantgegevens bij het juiste contact of bedrijf. En een gewonnen deal gaat zonder overtypen door naar je administratie. We bouwen op de HubSpot CRM API met associaties, webhooks en een aanpak die binnen de rate limits van jouw abonnement blijft.
- Bedrijven en contactenTweerichtings
- Gewonnen dealsHubSpot → ERP
- Producten en prijzenERP → HubSpot
- WebshopordersWebshop → HubSpot
- Facturen en betaalstatusERP → HubSpot
- Line itemsTweerichtings
- Eigen objectenERP → HubSpot
Gebouwd voor merken die op hun data moeten kunnen rekenen
- Sales ziet in HubSpot niet welke klanten al besteld hebben
- Een gewonnen deal wordt handmatig als order in het ERP gezet
- Bedrijven bestaan dubbel omdat ERP en HubSpot andere sleutels gebruiken
- Segmenteren op omzet of productgroep kan niet zonder export
- Orders en facturen staan als records bij het juiste bedrijf
- Een deal in de fase gewonnen wordt automatisch een ERP-order
- Bedrijven worden gematcht op debiteurnummer en domein
- Lijsten en workflows gebruiken omzet en aankoopgedrag uit je ERP
Hoe we HubSpot koppelen
In HubSpot draait alles om objecten en de associaties daartussen. We bepalen eerst welke gegevens in HubSpot thuishoren, welke objecten daarvoor passen bij jouw abonnement en welk systeem per veld leidend is.
-
01
Datascan HubSpot
We bekijken je abonnement, bestaande properties, pipelines en koppelingen, en tellen hoeveel records en wijzigingen er dagelijks zijn.
-
02
Objecten en associaties
We kiezen per gegeven het juiste object, zoals deals, orders, invoices of een custom object, en leggen vast hoe records aan bedrijven hangen.
-
03
Testen in een sandbox
We testen in een HubSpot-sandbox of testaccount met echte ERP-data, inclusief ontdubbeling en workflows die op de gegevens reageren.
-
04
Gefaseerd live
Eerst bedrijven en contacten, daarna orders, facturen en deal-naar-order. Daarna bewaken we API-gebruik, fouten en nieuwe properties.
Over de HubSpot koppeling
Waarom niet gewoon de standaard Data Sync van HubSpot gebruiken?
HubSpot Data Sync, onderdeel van Data Hub (voorheen Operations Hub), synchroniseert contacten, bedrijven en soms deals met een aantal populaire apps. Dat werkt goed voor eenvoudige veldkoppelingen. Zodra je orders met regels, facturen, eigen objecten of bedrijfslogica wilt, zoals een deal die pas een order wordt na een check op kredietlimiet, loop je tegen grenzen aan. Een eigen koppeling geeft je volledige controle over mapping, volgorde en foutafhandeling.
Welke HubSpot objecten gebruiken jullie voor orders en facturen?
Naast contacten, bedrijven en deals heeft HubSpot commerce-objecten zoals products, line items, quotes, invoices en orders. Het orders-object is bedoeld voor aankopen uit een webshop of ERP, los van de salespipeline. Zo vervuil je je dealrapportages niet met duizenden webshoporders. Facturen uit je ERP kunnen we als invoice-record tonen of als properties bij het bedrijf, afhankelijk van hoe je team ermee werkt.
Wanneer heb je custom objects nodig in HubSpot?
Custom objects zijn handig voor gegevens die niet in de standaardobjecten passen, zoals contracten, installaties, abonnementen of serienummers uit je ERP. Je kunt ze associëren met bedrijven, contacten en deals en gebruiken in lijsten en workflows. Let op: custom objects aanmaken kan alleen met een Enterprise-abonnement op minimaal één hub. Zonder Enterprise zoeken we een oplossing met standaardobjecten of properties.
Hoe gaan jullie om met de API-limieten van HubSpot?
HubSpot hanteert per app een limiet per 10 seconden en per account een daglimiet, en die hangen af van je abonnement: Professional en Enterprise krijgen ruimere limieten dan Free en Starter, en je kunt extra capaciteit bijkopen. We gebruiken batch-endpoints voor lezen, aanmaken en bijwerken, houden rekening met de aparte limiet op de search API en vangen een 429-melding netjes op met een vertraagde herhaling.
Hoe voorkom je dubbele bedrijven tussen ERP en HubSpot?
HubSpot ontdubbelt bedrijven standaard op domeinnaam en contacten op e-mailadres. Een ERP werkt met debiteurnummers, en meerdere debiteuren kunnen hetzelfde domein hebben. We maken daarom een unieke property voor het ERP-nummer, zodat de koppeling records via die sleutel kan vinden en bijwerken. Bestaande dubbelingen lossen we eenmalig op tijdens de datascan, voordat de koppeling gaat schrijven.
Kan de koppeling direct reageren op wijzigingen in HubSpot?
Ja. Via webhooks meldt HubSpot wijzigingen, zoals een deal die naar gewonnen gaat of een aangepast bedrijfsadres, meteen aan de koppeling. Bij private apps stel je die abonnementen in via de app-instellingen in HubSpot. Een alternatief is een workflow die een webhook verstuurt, wat handig is als je alleen onder bepaalde voorwaarden wilt synchroniseren. Voor de zekerheid vullen we webhooks aan met periodieke controles op gewijzigde records.