Katana Shopify integratie: wanneer de standaard app niet genoeg is

Veel. De app importeert producten, klanten en beginvoorraad, haalt betaalde orders op als sales order en kan optioneel ook orders met betaling in afwachting meenemen. Wijzigingen zoals extra regels, annuleringen en gearchiveerde orders komen mee. Katana stuurt beschikbare voorraad per gekoppelde Shopify-locatie terug, synchroniseert fulfilment in beide richtingen en maakt bij een Shopify-retour een retourorder aan. Ook meerdere stores en Shopify POS worden ondersteund.

Als je proces verder gaat dan orders en voorraad. Denk aan producten die je in Katana ontwikkelt en automatisch in Shopify wilt aanmaken, metafields of orderattributen voor personalisatie die op de productieorder moeten staan, B2B-bedrijven met eigen prijzen, of een boekhouding, WMS of PIM dat dezelfde data nodig heeft. Dan vullen we de standaard app aan of vervangen we die, afhankelijk van wat het minste risico geeft.

Standaard niet: de native integratie synchroniseert voorraad alleen voor producten die al in beide systemen met dezelfde SKU bestaan. Met een koppeling op maat luisteren we naar de Katana-webhooks voor nieuwe producten en varianten en maken we die in Shopify aan, bijvoorbeeld als concept zodat je team nog teksten en foto's toevoegt. Prijzen en SKU's komen dan uit Katana, content blijft in Shopify.

Katana stuurt niet de fysieke voorraad, maar de beschikbare voorraad: wat er op de plank ligt min wat al aan orders is toegezegd. Daarbij tellen ook orders uit andere kanalen mee. Wil je dat een groothandelsorder de webshopvoorraad niet raakt, dan moet je die via een aparte locatie laten lopen. In een koppeling op maat kun je daarnaast verwachte productie meenemen, zodat je producten die binnenkort klaar zijn al kunt verkopen.

Shopify slaat keuzes als gravure, kleurcombinatie of maatvoering vaak op als line item properties. Katana toont die bij de native integratie op de orderregel. In maatwerk kunnen we die gegevens gestructureerd doorzetten, bijvoorbeeld als notitie op de productieorder of als aparte variant, zodat de werkvloer niet in de webshoporder hoeft te zoeken wat er gemaakt moet worden.

Dat risico is er als de native app en een eigen koppeling dezelfde data schrijven, bijvoorbeeld allebei voorraad naar Shopify. Daarom verdelen we de taken vooraf per dataflow: de standaard app doet bijvoorbeeld orders en fulfilment, de maatwerkkoppeling producten en metafields. Zo is er per gegeven altijd één systeem dat de waarheid schrijft, en zie je in de logging precies welke flow wat heeft gedaan.

Meestal komt dat doordat niet alle Shopify-locaties aan een Katana-locatie zijn gekoppeld. Katana vraagt die mapping voordat je voorraad kunt importeren of de sync kunt activeren, en één lege regel is genoeg om de integratie uit te laten staan. Locaties die door een andere app worden beheerd, zoals een fulfilmentdienst, toont Katana niet. Werk je met zo'n externe voorraadlocatie, dan bepalen we in een koppeling op maat hoe die voorraad meetelt.

Beter niet. Zodra de voorraadsync aanstaat, is Katana de bron voor voorraad en overschrijft de volgende sync handmatige wijzigingen in Shopify. Tellingen en correcties doe je daarom in Katana, bijvoorbeeld met een voorraadcorrectie. Wil je per kanaal een buffer of een andere voorraad tonen, dan kunnen we dat in een koppeling op maat regelen, zonder dat je in Shopify handmatig hoeft bij te sturen.