Data migratie is het eenmalig overzetten van gegevens uit een bestaand systeem naar een nieuw systeem, zodat je daar zonder dataverlies verder kunt werken. Denk aan klanten, artikelen, prijzen, voorraad en openstaande orders die van een oud ERP naar een nieuw ERP gaan. Een goede migratie is meer dan exporteren en importeren: je inventariseert, schoont op, mapt velden, test meerdere keren en controleert na de overstap of alles klopt.
In dit artikel lees je welke soorten data migratie er zijn, hoe een stappenplan eruitziet, welke valkuilen je kunt vermijden en wanneer je kiest voor een big bang of een gefaseerde aanpak. Onderaan staat een checklist die je direct kunt gebruiken.
Wat is data migratie precies?
Bij data migratie verplaats je data van een bronsysteem naar een doelsysteem. Meestal gebeurt dat omdat je een systeem vervangt, bijvoorbeeld een verouderd on-premise ERP dat plaatsmaakt voor een cloudpakket, of een webshopplatform dat niet meer meegroeit. Het verschil met data-integratie zit in de tijdsduur. Een migratie is een project met een begin en een eind, een integratie laat systemen blijvend met elkaar praten. In de praktijk lopen die twee in elkaar over, want na de migratie moet het nieuwe systeem ook aansluiten op de rest van je landschap.
Het gaat ook niet alleen om het verplaatsen van records. De structuur van het oude en het nieuwe systeem verschilt bijna altijd. Een klant die in je oude ERP één record is, bestaat in het nieuwe pakket misschien uit een debiteur, een contactpersoon en meerdere afleveradressen. Die vertaling is het echte werk.
Soorten data migratie
ERP-migratie
Dit is vaak de meest omvangrijke variant. Je migreert stamdata zoals debiteuren, crediteuren, artikelen, prijsafspraken en grootboekrekeningen, en daarnaast transactiedata zoals openstaande orders, openstaande facturen en voorraadstanden. Veel bedrijven nemen alleen openstaande posten en beginbalansen mee en houden de volledige historie raadpleegbaar in het oude systeem of een archief. Na de overstap moet het nieuwe ERP weer praten met je webshop en andere systemen, lees daarover meer bij ERP-koppeling.
Webshopmigratie
Bij een overstap van bijvoorbeeld WooCommerce naar Shopify, of van Magento 1 naar Magento 2, verhuis je producten, categorieën, klantaccounts, orderhistorie en content. Twee onderdelen worden vaak vergeten. Ten eerste de URL-redirects, die nodig zijn om je posities in Google te behouden. Ten tweede de wachtwoorden van klantaccounts: die zijn versleuteld opgeslagen en kunnen lang niet altijd worden meegenomen, waardoor klanten soms een nieuw wachtwoord moeten aanmaken. Communiceer dat vooraf.
PIM-migratie
Breng je productinformatie uit spreadsheets, een ERP of een oud PIM naar een systeem als Akeneo of Pimcore, dan draait het om attributen, productfamilies, varianten, vertalingen en assets zoals afbeeldingen. Dit is het moment om je productdatamodel opnieuw in te richten, in plaats van oude inconsistenties één op één over te zetten. Meer over het vervolg lees je bij PIM-koppeling.
Overige migraties
Ook CRM-, WMS- en databasemigraties komen veel voor, net als het verhuizen van EDI-berichtenverkeer naar een nieuwe provider. Het principe blijft hetzelfde. Alleen de datamodellen en afhankelijkheden verschillen.
Stappenplan voor een data migratie
1. Inventarisatie en scope
Breng in kaart welke systemen, tabellen en bestanden er zijn, wie eigenaar is van welke data en welke processen ervan afhangen. Bepaal daarna de scope: welke objecten gaan mee, hoeveel jaar historie heb je echt nodig en wat mag achterblijven in een archief? Houd rekening met de fiscale bewaarplicht van zeven jaar voor je administratie. Die gegevens hoeven niet in het nieuwe systeem te staan, maar moeten wel raadpleegbaar blijven.
2. Data opschonen
Een migratie is het beste moment om op te ruimen. Verwijder dubbele klanten, inactieve artikelen en lege of foutieve velden. Maak afspraken over formaten, zoals landcodes volgens ISO, eenheden en btw-codes. Leg opschoonregels bij voorkeur vast in een tussenlaag of script, zodat je ze bij elke testrun opnieuw kunt uitvoeren en niet steeds met de hand hoeft te corrigeren.
3. Mapping en transformatie
In de mapping leg je per veld vast waar het vandaan komt, waar het heen gaat en welke bewerking ertussen zit. Denk aan het omzetten van statuscodes, het splitsen van adresvelden of het vertalen van oude artikelgroepen naar een nieuwe categoriestructuur. Een goede mapping is een document dat zowel de business als de techniek begrijpt. Meer hierover op onze pagina over datamapping.
4. Testmigraties
Draai minimaal twee volledige proefmigraties naar een testomgeving. Laat key users de resultaten controleren met echte scenario’s: kan ik deze klant een order geven, klopt de prijs, staat de voorraad goed? Meet ook hoe lang een volledige run duurt, want dat bepaalt hoe groot je overstapvenster moet zijn.
5. Cut-over
De cut-over is het moment van overstappen. Je bevriest wijzigingen in het oude systeem, draait de laatste migratie (vaak een delta met alleen de wijzigingen sinds de vorige run), controleert de uitkomst en zet het nieuwe systeem live. Plan dit in een rustige periode, zoals een weekend buiten het hoogseizoen, en leg vooraf een draaiboek vast met een go of no-go moment en een terugvaloptie.
6. Validatie en nazorg
Na de livegang vergelijk je aantallen en totalen tussen oud en nieuw: aantal debiteuren, openstaand saldo, voorraadwaarde per magazijn. Steekproeven op detailniveau vangen fouten die in totalen wegvallen. Houd het oude systeem een tijd alleen-lezen beschikbaar, zodat je vragen snel kunt beantwoorden.
Big bang of gefaseerd migreren?
Er zijn twee hoofdstrategieën. Welke past, hangt af van de omvang, het risico dat je kunt dragen en hoe verweven je processen zijn.
| Aspect | Big bang | Gefaseerd |
|---|---|---|
| Aanpak | Alles in één keer over op een vast moment | Per onderdeel, entiteit, land of vestiging |
| Doorlooptijd | Kort en overzichtelijk | Langer, verspreid over meerdere fases |
| Risico | Hoger: een fout raakt direct de hele operatie | Lager: fouten blijven beperkt tot één fase |
| Complexiteit | Geen tijdelijke synchronisatie nodig | Oud en nieuw draaien tijdelijk naast elkaar en moeten data uitwisselen |
| Geschikt voor | Kleinere datasets en eenvoudige processen | Grotere organisaties, meerdere labels of landen |
Een gefaseerde migratie vraagt dus om een tijdelijke koppeling tussen het oude en het nieuwe systeem. Daar komt de integratielaag in beeld.
De rol van een integratielaag
Veel teams migreren met losse exportbestanden en importscripts. Dat werkt voor een kleine, eenmalige klus, maar wordt lastig bij meerdere testruns, deltaladingen en een gefaseerde overgang. Een integratieplatform tussen bron en doel lost een aantal problemen op:
- Transformaties en validaties staan op één plek en zijn bij elke run herhaalbaar.
- Records die niet door de validatie komen, worden gelogd in plaats van stilletjes overgeslagen.
- Oud en nieuw blijven tijdens een gefaseerde migratie tijdelijk synchroon.
- Na de migratie hergebruik je dezelfde verbindingen voor de structurele koppelingen met je webshop, PIM of WMS.
Dat laatste is een groot voordeel: je migratiewerk wordt geen weggooiwerk, maar de basis van je nieuwe landschap. Een datahub zoals Alumio is daarvoor gemaakt. Zo voorkom je ook dat het nieuwe systeem opnieuw een eiland wordt, zoals we uitleggen in ons artikel over datasilo’s.
Veelgemaakte valkuilen
- Datakwaliteit onderschatten. Vervuiling komt pas echt boven tijdens de eerste testrun. Plan daar tijd voor.
- Te veel historie meenemen. Elk extra jaar betekent meer mapping, meer uitzonderingen en langere runs.
- Geen eigenaar vanuit de business. IT kan velden verplaatsen, maar alleen gebruikers weten of een prijsafspraak nog geldig is.
- Vergeten afhankelijkheden. Marketplaces, EDI-partners of een 3PL krijgen ineens te maken met nieuwe artikelnummers of klantcodes.
- Geen terugvalplan. Weet vooraf wat je doet als de cut-over niet goed gaat.
Checklist data migratie
- Scope vastgesteld: welke objecten en hoeveel historie gaan mee.
- Data-eigenaren per object benoemd.
- Bewaarplicht en archivering van oude data geregeld.
- Opschoonregels vastgelegd en herhaalbaar gemaakt.
- Mapping per veld gedocumenteerd en door de business goedgekeurd.
- Minimaal twee volledige testmigraties gedraaid en gecontroleerd.
- Duur van een volledige run gemeten.
- Draaiboek voor de cut-over klaar, met go of no-go moment en terugvaloptie.
- Koppelingen met externe partijen aangepast en getest.
- Validatie op aantallen, totalen en steekproeven ingepland.
Hulp nodig bij je data migratie?
Een migratie staat of valt met de voorbereiding. Wil je weten hoe je jouw overstap aanpakt, welke data mee moet en hoe je daarna je koppelingen inricht? DataIntegratie.nl bouwt migraties en koppelingen bij voorkeur op Alumio, altijd met mapping, validatie, foutafhandeling, monitoring en documentatie. Bekijk onze vaste pakketten of plan een gratis datascan van ongeveer 45 minuten.
