Orders die uit een mail worden overgetypt, pakbonnen die niet kloppen met wat er op de pallet staat en facturen die pas na een week in de administratie van je klant verschijnen. Wie met grotere afnemers of leveranciers werkt, krijgt vroeg of laat de vraag: kun je dit via EDI aanleveren? In dit artikel lees je wat EDI is, hoe het werkt en wat je nodig hebt om ermee te beginnen.
Wat betekent EDI?
EDI staat voor Electronic Data Interchange: het elektronisch uitwisselen van zakelijke documenten tussen de systemen van twee organisaties, in een vast en afgesproken formaat. Een inkooporder, orderbevestiging, pakbon of factuur gaat dan niet als pdf of e-mail van mens naar mens, maar rechtstreeks van het ERP-systeem van de een naar dat van de ander.
Het verschil met een pdf per mail is dat een EDI-bericht door een systeem gelezen kan worden. Elk veld staat op een vaste plek: het artikelnummer, het aantal, de leverdatum, het afleveradres. Daardoor kan het ontvangende systeem een order direct aanmaken of een factuur direct boeken, zonder dat iemand iets hoeft over te typen.
Hoe werkt EDI in de praktijk?
EDI is geen los bericht, maar een keten van berichten die samen een handelsproces vormen. Een typische stroom tussen een retailer en een leverancier ziet er zo uit:
- De retailer stuurt een order met artikelen, aantallen en gewenste leverdatum.
- De leverancier stuurt een orderbevestiging terug, eventueel met aangepaste aantallen of een andere leverdatum.
- Bij verzending volgt een verzendbericht (pakbon) met per pallet of doos wat erin zit en welk label erop zit.
- Na levering stuurt de leverancier de factuur, die bij de afnemer automatisch gematcht wordt met order en ontvangst.
Omdat elk bericht naar het vorige verwijst, kan het systeem van de ontvanger controleren of alles klopt. Een factuur die niet overeenkomt met de bevestigde order valt direct op, in plaats van pas bij de maandafsluiting.
De belangrijkste EDI-berichten
In Europa worden deze berichten meestal aangeduid met hun EDIFACT-naam. Dit zijn de berichten die je in de praktijk het vaakst tegenkomt:
| Bericht | Wat het is | Richting |
|---|---|---|
| ORDERS | Inkooporder | Afnemer → leverancier |
| ORDRSP | Orderbevestiging, eventueel met wijzigingen | Leverancier → afnemer |
| DESADV | Verzendbericht of elektronische pakbon | Leverancier → afnemer |
| RECADV | Ontvangstbevestiging van de levering | Afnemer → leverancier |
| INVOIC | Factuur | Leverancier → afnemer |
| PRICAT | Prijs- en artikelcatalogus | Leverancier → afnemer |
| INVRPT | Voorraadbericht | Beide richtingen |
Welke berichten je nodig hebt, bepaalt je handelspartner. Veel afnemers beginnen met ORDERS en INVOIC en vragen later ook om DESADV, omdat ze daarmee inkomende pallets kunnen scannen in plaats van handmatig controleren.
EDI-standaarden: EDIFACT, EANCOM, X12 en XML
Een EDI-standaard legt vast hoe een bericht is opgebouwd. De bekendste zijn:
- UN/EDIFACT: de internationale standaard van de Verenigde Naties, veel gebruikt in Europa.
- EANCOM: een subset van EDIFACT die door GS1 is uitgewerkt voor retail en groothandel. In de Nederlandse retail en foodservice kom je deze het vaakst tegen.
- ANSI X12: de standaard die vooral in Noord-Amerika wordt gebruikt, bijvoorbeeld door Amerikaanse retailers.
- XML-varianten: sommige branches en partners werken met eigen XML-formaten of met UBL, dat ook voor e-facturatie wordt gebruikt.
Een standaard is in de praktijk nooit het hele verhaal. Elke handelspartner heeft een eigen specificatie waarin staat welke velden verplicht zijn en hoe ze gevuld moeten worden. Twee retailers die allebei EANCOM gebruiken, kunnen dus toch net iets anders verwachten.
Hoe worden EDI-berichten verstuurd?
Naast het formaat moet je afspreken over welke verbinding de berichten gaan. De drie gangbare routes zijn:
- Via een VAN (Value Added Network): een EDI-provider die als postkantoor werkt. Jij levert berichten aan bij de provider, die ze doorstuurt naar je partner. Handig als je veel partners hebt.
- Via AS2: een directe, versleutelde verbinding tussen twee partijen, met ontvangstbevestigingen. Grote retailers en marketplaces vragen hier vaak om.
- Via SFTP: berichten worden als bestand op een beveiligde server gezet en daar opgehaald. Eenvoudig en veel gebruikt bij logistieke partijen.
Kleinere leveranciers krijgen soms ook toegang tot een web-EDI-portaal van hun afnemer. Daarin vul je orders en facturen handmatig in. Dat werkt voor een paar orders per week, maar bij groei is een echte koppeling met je eigen systeem veel efficiënter.
Wat heb je nodig om met EDI te beginnen?
- Een GLN (Global Location Number) van GS1, waarmee je organisatie en je afleverlocaties uniek herkenbaar zijn in de berichten.
- De specificaties van je handelspartner: welke berichten, welke standaard, welke verplichte velden en welke verbinding.
- Mapping naar je eigen systeem: de vertaling tussen de velden in je ERP of WMS en de velden in het EDI-bericht. Hier zit het meeste werk, zeker bij eenheden, artikelcodes en btw. Lees meer over datamapping.
- Een verbinding via een VAN, AS2 of SFTP, afhankelijk van wat je partner vraagt.
- Een testtraject met je partner, waarin je testberichten uitwisselt tot ze goedgekeurd zijn.
- Monitoring, zodat je ziet wanneer een bericht niet aankomt of door je partner wordt afgekeurd.
Heeft je ERP geen EDI-module, dan is dat geen probleem. Een integratieplatform zoals Alumio kan de berichten opbouwen en inlezen en ze via de API of bestanden aan je ERP doorgeven.
EDI of een API: wat is het verschil?
Een API is een directe verbinding waarmee systemen elkaar in realtime kunnen bevragen, bijvoorbeeld een webshop die de voorraad in het ERP opvraagt. EDI is ouder en werkt met complete documenten die in batches of per bericht worden verstuurd, volgens afspraken die in een hele branche gelden.
In de praktijk vullen ze elkaar aan. Veel retailers, groothandels en logistieke dienstverleners blijven EDI gebruiken omdat hun hele keten erop draait, terwijl moderne webshops en marketplaces vooral met API’s werken. Een goede integratie spreekt beide talen en zet ze om naar hetzelfde datamodel.
De voordelen van EDI
- Geen overtypwerk, dus minder fouten in aantallen, artikelcodes en prijzen.
- Orders, pakbonnen en facturen zijn binnen minuten verwerkt in plaats van dagen.
- Afwijkingen tussen order, levering en factuur vallen direct op.
- Je voldoet aan de eisen van grote afnemers, die vaak alleen nog met EDI-leveranciers werken.
- Groei in het aantal orders vraagt geen extra administratieve handen.
Veelgemaakte fouten bij EDI-trajecten
- Starten zonder de volledige specificatie van de partner, waardoor berichten later worden afgekeurd.
- Artikeldata die niet op orde is, zoals ontbrekende EAN-codes of verkeerde verpakkingseenheden.
- Geen afspraken over wat er gebeurt bij een afwijking, bijvoorbeeld een deellevering of een gewijzigde prijs.
- Geen monitoring, zodat een geweigerd bericht pas opvalt als de klant belt.
Tot slot
EDI klinkt technisch, maar het principe is eenvoudig: dezelfde documenten die je nu mailt, gaan voortaan automatisch en foutloos van systeem naar systeem. Het meeste werk zit in de afspraken met je partner en in de vertaling naar je eigen systemen. Wil je weten hoe dat er voor jouw situatie uitziet? Lees meer over onze EDI-koppeling of vraag een gratis datascan aan.
