CRM koppeling: klantdata compleet en actueel in al je systemen
Een CRM-koppeling zorgt dat je sales- en serviceteam werkt met dezelfde klantgegevens als je ERP, webshop en marketingtools. Contacten, bedrijven, orders, offertes en facturen worden automatisch uitgewisseld. Zo zie je in je CRM wat een klant koopt, en weet je administratie wat sales heeft afgesproken. Bekende voorbeelden zijn HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamics 365 en Pipedrive.
- ContactpersonenTweerichtings
- Bedrijven en debiteurenTweerichtings
- Deals en offertesCRM → ERP na akkoord
- Orders en omzetERP, webshop → CRM
- Facturen en betaalstatusERP → CRM
- Formulieren en leadsWebsite → CRM
- Opt-ins en voorkeurenCRM → e-mailplatform
Gebouwd voor merken die op hun data moeten kunnen rekenen
- Accountmanagers zien niet wat een klant recent heeft besteld
- Klantgegevens worden in CRM en ERP los van elkaar bijgehouden
- Een gewonnen deal moet handmatig als order worden ingevoerd
- Dubbele contacten vervuilen je segmenten en rapportages
- Orderhistorie en omzet staan bij het klantrecord in je CRM
- Een gewijzigd adres of contactpersoon wordt overal doorgezet
- Een gewonnen deal wordt automatisch klaargezet in het ERP
- Nieuwe records worden eerst gecontroleerd op bestaande contacten
Hoe we een CRM-koppeling bouwen
Bij klantdata draait alles om identiteit: welk contact in het CRM hoort bij welke debiteur in het ERP. Die koppelsleutels leggen we eerst goed vast, anders ontstaan dubbele of verkeerd gekoppelde records.
-
01
Sleutels bepalen
We bepalen hoe records worden herkend, bijvoorbeeld via debiteurnummer, KvK-nummer of e-mailadres, en welk systeem per veld leidend is.
-
02
Objecten en velden
We mappen contacten, bedrijven, deals en eigen velden, inclusief keuzelijsten, eigenaren en pipelinefases.
-
03
Opschonen en testen
Met een kopie van je echte klantdata testen we de matching en brengen we duplicaten en onvolledige records vooraf in beeld.
-
04
Live en bewaken
Na een eerste synchronisatie van bestaande data zetten we de doorlopende flows live en houden we afwijkingen in de gaten.
Over CRM-koppelingen
Hoe gaan jullie om met persoonsgegevens en de AVG?
In een CRM staan vrijwel altijd persoonsgegevens. We wisselen alleen de velden uit die nodig zijn voor het proces, gebruiken versleutelde verbindingen en spreken af hoe lang logs met klantgegevens bewaard blijven. Alumio, het platform waarop we bij voorkeur bouwen, is ISO 27001-gecertificeerd. Welke gegevens je mag verwerken, bepaal je uiteraard zelf als verwerkingsverantwoordelijke.
Hoe voorkom je dubbele contacten en bedrijven?
Voordat een record wordt aangemaakt, zoekt de koppeling eerst of het al bestaat. Dat doen we op een vaste sleutel zoals debiteurnummer, en waar die ontbreekt op bijvoorbeeld e-mailadres of KvK-nummer. Twijfelgevallen kunnen we laten markeren in plaats van automatisch samenvoegen, zodat een medewerker de keuze maakt.
Wat als een veld in beide systemen tegelijk wordt aangepast?
Daarvoor spreken we per veld af welk systeem wint. Het factuuradres kan bijvoorbeeld leidend zijn in het ERP, terwijl telefoonnummer en functie in het CRM worden bijgehouden. Zo krijg je geen heen-en-weer van wijzigingen, en weet iedereen in welk systeem hij een gegeven moet aanpassen.
Kunnen we ook historische orders in het CRM zien?
Ja. Naast de doorlopende synchronisatie kunnen we eenmalig bestaande orders of omzetcijfers inladen. We bespreken vooraf hoe ver je terug wilt gaan en op welk niveau: per order, per orderregel of als totaal per klant. Dat laatste houdt je CRM vaak overzichtelijker en blijft binnen de opslaglimieten van veel CRM-pakketten.
Kan een gewonnen deal automatisch een order of project worden?
Dat kan. Zodra een deal in een bepaalde pipelinefase komt, maakt de koppeling in het ERP een klant, offerte, order of project aan met de afgesproken producten en prijzen. We controleren eerst of de verplichte gegevens compleet zijn. Ontbreekt er iets, dan krijgt de eigenaar van de deal een melding in plaats van een halve order in het ERP.
Werkt een CRM-koppeling ook met eigen velden en objecten?
Ja. De meeste CRM-systemen laten je eigen velden en soms eigen objecttypes aanmaken, en die zijn meestal ook via de API beschikbaar. We nemen ze op in de mapping, net als keuzelijsten en relaties tussen objecten. Pas je later velden aan, dan moet de mapping mee veranderen. Dat valt onder beheer via een datazorgpakket.
Kan mijn salesteam openstaande facturen en betaalstatus uit de boekhouding in het CRM zien?
Ja, dat is een veelgevraagde dataflow. We halen facturen en hun betaalstatus uit je boekhouding of ERP, bijvoorbeeld Exact Online, en koppelen die aan het juiste bedrijf of de juiste deal in je CRM, zoals HubSpot. Zo ziet sales of een klant achterloopt met betalen voordat er een nieuwe offerte uitgaat. De boekhouding blijft leidend; het CRM toont alleen de status.
