Je wilt dat orders, voorraad en prijzen vanzelf tussen je webshop en je ERP bewegen. Dat lukt in zeven stappen. Je bepaalt het doel, brengt je dataflows in kaart en kiest per gegeven de bron. Daarna maak je de datamapping, kies je de koppelroute, test je met echte orders en ga je live met monitoring.
Hieronder lees je per stap wat je doet, wie je erbij nodig hebt en hoe lang het duurt. Aan het eind staan de valkuilen die we het vaakst zien. Je kunt dit stappenplan ook gebruiken als je de koppeling niet door ons laat bouwen.
Wat regel je voordat er iets gebouwd wordt?
De eerste drie stappen kosten geen regel code. Toch bepalen ze of de koppeling straks werkt. Wie hier tijd bespaart, betaalt dat later terug in correcties en losse lijstjes.
Stap 1: bepaal wat de koppeling moet oplossen
Begin bij het probleem en niet bij de techniek. Schrijf op wat er nu misgaat. Denk aan orders die iemand elke ochtend overtikt, voorraad die niet klopt of klanten die een verkeerde prijs zien. Maak het meetbaar. “Orders staan binnen vijf minuten in het ERP” is een doel. “Alles moet sneller” is dat niet.
Een helder doel voorkomt ook dat de scope blijft groeien. Elke wens die niet bij het doel hoort, zet je op een lijst voor later.
Stap 2: breng je systemen en dataflows in kaart
Een dataflow is een stroom van één soort gegeven tussen twee systemen, bijvoorbeeld orders van webshop naar ERP. Maak een overzicht van alle systemen die meedoen. Vaak zijn dat meer dan de webshop en het ERP. Een WMS, een PIM, een marketplace of een boekhoudpakket hoort er ook bij als die dezelfde gegevens gebruikt.
Noteer per dataflow de richting en hoe vaak hij moet lopen. Orders moeten meestal snel door. Productteksten kunnen prima een keer per nacht. Meer over die keuze lees je in realtime of batch synchroniseren.
Stap 3: kies per gegeven welk systeem de baas is
Dit is de stap die het vaakst wordt overgeslagen. Spreek per gegeven af welk systeem leidend is. Voorraad komt bijna altijd uit het ERP of het WMS. Prijzen en klantafspraken komen uit het ERP. Productteksten en afbeeldingen komen uit de webshop of een PIM.
Zonder die afspraak gaan twee systemen elkaar overschrijven. Dan past iemand een prijs aan in de webshop en zet de koppeling hem een uur later terug. Leg de afspraken vast in één document dat iedereen kan vinden.
Hoe vertaal je je wensen naar een werkende koppeling?
In stap 4 en 5 wordt het concreet. Je legt vast hoe de gegevens moeten worden vertaald en je kiest hoe de koppeling wordt gebouwd.
Stap 4: maak de datamapping
Datamapping is het vastleggen welk veld in het ene systeem bij welk veld in het andere systeem hoort. Dat klinkt simpel. In de praktijk zitten de verschillen in de details. Je webshop kent misschien drie verzendmethoden en je ERP heeft er twaalf. Btw-codes, klantgroepen en eenheden zoals doos of stuk moeten ook op elkaar aansluiten.
Neem voor de mapping iemand mee die het ERP dagelijks gebruikt. Die weet welke velden echt worden gevuld en welke al jaren leeg staan. Ruim ook direct je data op. Dubbele artikelnummers en ontbrekende EAN-codes worden na de koppeling niet vanzelf beter.
Stap 5: kies de route voor de koppeling
Er zijn drie routes. Een standaard app of connector is snel en goedkoop als je processen standaard zijn. Business Central heeft bijvoorbeeld een eigen Shopify connector. Maatwerk past bij processen die nergens anders voorkomen. Een integratieplatform past als je meerdere systemen koppelt of verwacht te groeien.
Ons advies voor de meeste webshops met één ERP en standaard processen: begin met een standaard connector als die bestaat. Kies een integratieplatform zodra er een WMS, marketplace of B2B-portaal bij komt. Wat de routes kosten lees je op onze pagina met vaste tarieven. Voorbeelden van veelgebruikte combinaties zijn Magento met Business Central en Shopify met Exact.
Hoe test je de koppeling en ga je veilig live?
De laatste twee stappen bepalen of je team de koppeling vertrouwt. Een koppeling die in de eerste week drie keer misgaat, wordt daarna met de hand gecontroleerd. Dan ben je terug bij af.
Stap 6: test met echte orders en lastige gevallen
Test meer dan de gewone order. Juist de uitzonderingen laten zien of de koppeling klopt. Denk aan een order met korting of een gedeeltelijke levering. Neem ook een retour mee, een klant met een eigen prijsafspraak en een artikel dat net op is. Laat dezelfde mensen testen die straks met de koppeling werken.
Test bij voorkeur in een testomgeving van je ERP. Heb je die niet, spreek dan af welke testorders je na afloop terugdraait.
Stap 7: ga live met monitoring en een terugvalplan
Kies een rustig moment voor de livegang, dus niet de dag voor een grote actie. Zorg dat iemand een melding krijgt als een bericht niet aankomt. Een goede koppeling bewaart mislukte berichten en probeert ze later opnieuw, zodat er geen orders kwijtraken.
Houd de eerste weken extra goed in de gaten. Daarom zit bij onze pakketten 14 tot 60 dagen nazorg na livegang, afhankelijk van de omvang.
Hoe lang duurt het en wie heb je nodig?
Een koppeling met één bron en één bestemming en tot vier dataflows leveren wij binnen vier weken op. Bij vijf systemen en tot tien dataflows is dat binnen acht weken. Grotere trajecten met tot acht systemen duren tot zestien weken. Die doorlooptijden komen uit onze vaste pakketten.
Van jouw kant heb je drie mensen nodig. Iemand die beslist over de scope, iemand die het ERP goed kent en iemand van de webshop of klantenservice die weet hoe orders er in de praktijk uitzien. Reken voor hen op een paar uur per week tijdens de mapping en het testen.
Waar gaat het in de praktijk mis?
De meeste problemen ontstaan buiten de techniek. Drie zien we het vaakst. De scope groeit tijdens het project, waardoor de planning schuift. Er is geen afspraak over welk systeem leidend is. En na de livegang voelt niemand zich eigenaar, zodat een storing pas opvalt als een klant belt.
Soms is het ook verstandig om nog niet te beginnen. Zit je midden in een overstap naar een nieuw ERP, wacht dan tot dat staat. Anders bouw je de koppeling twee keer. Lees in dat geval eerst ons stappenplan voor datamigratie. Is je productdata nog een rommeltje, ruim die dan eerst op. Een koppeling verplaatst fouten alleen sneller.
Zo zet je vandaag de eerste stap
Je kunt stap 1 en 2 vandaag al zelf doen. Pak een vel papier en schrijf op welke systemen je hebt, welke gegevens ertussen moeten bewegen en wat er nu misgaat. Stuur dat overzicht door naar de collega’s die het ERP en de webshop gebruiken. Zo heb je binnen een week een gedeeld beeld.
Wil je dat overzicht samen maken? Plan dan een gratis datascan van 45 minuten. Je krijgt daarna een advies over de route en een vaste prijs. Meer over de basis van koppelingen lees je in wat een ERP-koppeling is.
