Magento Visma koppeling voor Visma.net ERP en eAccounting

In Nederland koppelen we Magento vooral met Visma.net ERP en Visma eAccounting. Beide bieden een REST API waarmee we klanten, artikelen en verkopen kunnen uitwisselen. Visma heeft daarnaast andere pakketten, zoals AccountView, met eigen koppelmogelijkheden. Gebruik je een ander Visma-product, dan controleren we in de datascan eerst wat de API toelaat voordat we iets beloven.

Visma.net ERP is een uitgebreid ERP-systeem met onder meer verkooporders, voorraad en magazijnen, en meerdere bedrijven. Daar kan de koppeling dus orders aanmaken en voorraad terugsturen naar Magento. Visma eAccounting is gericht op boekhouden en facturen voor kleinere bedrijven. Daar zetten we Magento-verkopen meestal om naar verkoopfacturen, met klanten en artikelen, en is voorraadsynchronisatie beperkter.

Allebei is mogelijk. Per order boeken geeft volledige traceerbaarheid: elke Magento-order heeft een eigen factuur of order in Visma. Bij veel kleine B2C-orders kiezen sommige bedrijven voor een dagelijkse verzamelboeking per btw-tarief en betaalmethode, zodat de administratie overzichtelijk blijft. We bespreken met jou en je boekhouder wat past, ook met het oog op debiteurenbeheer en controle.

Voor een eenvoudige situatie kan een bestaande plugin of een standaardkoppeling via een externe dienst prima werken. Zo'n oplossing draait vaak binnen Magento zelf en volgt een vast stramien. Wil je eigen regels, bijvoorbeeld per website een andere administratie, afwijkende btw-mapping of foutmeldingen die bij de juiste persoon terechtkomen, dan is een koppeling op een integratieplatform flexibeler en beter te monitoren.

Magento rekent btw met belastingklassen en tariefregels per land. Visma boekt met eigen btw-codes. In de mapping koppelen we elke combinatie van Magento-tarief en land aan de juiste btw-code in je Visma-pakket, inclusief codes voor verkopen binnen of buiten de EU als je die in Visma hebt ingericht. Ontbreekt een passende code, dan stopt de koppeling die order met een melding in plaats van hem verkeerd te boeken.

De prijs hangt af van het aantal dataflows, niet van uren. Met Starten (€ 4.950) koppel je Magento aan één Visma-pakket met maximaal 4 dataflows, live binnen 4 weken. Groeien (€ 14.550) is bedoeld voor meer bronnen en dataflows of een eigen connector, bijvoorbeeld als je Visma-pakket een minder gangbare API heeft. We bouwen bij voorkeur op Alumio, als officieel partner via Factor Blue, maar kunnen ook op een ander platform werken.

Een geboekte verkoopfactuur kun je in Visma niet zomaar meer aanpassen. Maak je in Magento een creditnota aan, bijvoorbeeld bij een retour of een correctie, dan zet de koppeling die door als creditfactuur in Visma, gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur. Zo blijft je administratie sluitend. In de logging zie je per order welke factuur en creditfactuur zijn aangemaakt, en een mislukte boeking wordt gemeld in plaats van stil te blijven liggen.