Bij de keuze tussen PIM of ERP voor je productdata draait het om eigenaarschap per veld. Het ERP blijft de bron voor artikelnummer, prijs, voorraad en EAN. Een PIM wordt de bron voor teksten, kenmerken en afbeeldingen. De webshop is nooit de bron, maar toont wat de andere systemen leveren.
Een nieuw product komt binnen. Inkoop zet het in het ERP. Marketing schrijft een tekst in de webshop. Iemand anders vult de kenmerken aan voor Bol. Drie weken later klopt de maat op Bol niet meer met die in je webshop. Niemand weet welke versie goed is.
Dat is geen probleem van één systeem. Het komt doordat niemand heeft afgesproken welk systeem waarvoor de bron is. In dit artikel lees je hoe je die keuze maakt. Je leest ook wanneer een PIM echt nodig is en hoe je de systemen aan elkaar koppelt.
Waarom loopt productdata uit de pas?
Productdata ontstaat op meerdere plekken. Het ERP kent het artikel vanuit inkoop, voorraad en administratie. Marketing en e-commerce willen het artikel verkopen en hebben andere gegevens nodig: een goede titel, een omschrijving, afbeeldingen en filters op kleur of maat.
Als het ERP die verkoopgegevens niet goed kan opslaan, gaat iedereen ze ergens anders bijhouden. Eerst in de webshop. Daarna in een Excel-lijst voor de marketplace. En voor de B2B-klant die een productfeed wil nog in een derde bestand. Zo ontstaan datasilo’s zonder dat iemand dat zo heeft bedoeld.
Dat kost meer dan tijd. In een onderzoek van PIM-leverancier Akeneo uit 2025 zei 59% van de consumenten weleens iets te hebben teruggestuurd omdat de online productomschrijving misleidend of onjuist was. 62% denkt minder te retourneren met nauwkeuriger productinformatie vooraf. Akeneo verkoopt zelf PIM-software, dus lees die cijfers als indicatie. De richting herkennen we wel uit de praktijk.
Wat hoort in het ERP en wat in een PIM?
Het ERP is gebouwd voor processen. Een PIM is gebouwd voor content. Daarom past niet elk veld in elk systeem even goed. Dit is een handige verdeling voor de meeste groothandels en webwinkels.
- Het ERP is de bron voor artikelnummer, EAN en prijzen. Ook btw-code, voorraad en levertijd horen hier. Net als de leverancier en het verzendgewicht.
- Het PIM is de bron voor producttitel, omschrijving en kenmerken voor filters. Ook vertalingen, afbeeldingen en handleidingen horen hier. Net als de indeling in webshopcategorieën.
- De webshop is alleen de bron voor wat bij de webshop zelf hoort, zoals de volgorde op een categoriepagina of een tijdelijke banner.
De kern is dat elk veld precies één eigenaar heeft. De prijs verander je alleen in het ERP. De omschrijving alleen in het PIM. De webshop haalt beide op en past ze niet zelf aan. Wie in de webshop toch een prijs aanpast, ziet die bij de volgende synchronisatie verdwijnen. Dat is precies de bedoeling.
Velden die op de grens liggen
Sommige velden passen in beide systemen. De productnaam staat in het ERP vaak als korte inkoopomschrijving. In het PIM wil je een verkooptitel. Houd dan twee aparte velden aan in plaats van er één te delen. Hetzelfde geldt voor afmetingen: het ERP heeft het verzendgewicht nodig, het PIM de maat van het product zelf.
Wanneer heb je een PIM nodig?
Niet elk bedrijf heeft een PIM nodig. Het ERP kan voor veel bedrijven prima de bron van alles zijn, zolang het aantal producten en kanalen beperkt is.
Een PIM wordt interessant als een van deze situaties bij je past:
- Je verkoopt via meer dan één kanaal, bijvoorbeeld een webshop, Bol en een B2B-portaal.
- Je hebt duizenden artikelen met veel kenmerken per product.
- Je verkoopt in meerdere talen.
- Leveranciers leveren productdata aan in hun eigen formaat.
- Meerdere mensen werken aan dezelfde productinformatie en je wilt zien wie wat heeft aangepast.
Herken je er één of geen? Begin dan met het ERP als bron en zet de verkoopteksten in de webshop. Leg wel vast dat de webshop alleen de bron is voor die teksten. Herken je er drie of meer, dan verdient een PIM zichzelf meestal terug in minder handwerk.
Een PIM voorkomt dat je webshop een kopie van je ERP wordt. Een ERP-veld als “REMOTE CONTROL M6X20 DIN912 100ST” is prima voor het magazijn. Op een productpagina verkoopt het weinig.
Hoe koppel je PIM, ERP en webshop?
De volgorde van de dataflow volgt het eigenaarschap. Een gebruikelijke opzet ziet er zo uit.
Het ERP maakt het artikel aan met nummer, EAN en prijs. Het artikel gaat automatisch naar het PIM. Daar vult marketing de teksten, kenmerken en afbeeldingen aan. Pas als het product compleet is, zet het PIM het door naar de webshop en de marketplaces. Prijs en voorraad gaan vaker en rechtstreeks vanuit het ERP naar de webshop, omdat die gegevens sneller veranderen.
Een paar praktische keuzes maken het verschil:
Wanneer is een product klaar voor publicatie?
Spreek een minimale set velden af. Bijvoorbeeld een titel, een omschrijving, één afbeelding en de verplichte kenmerken voor de categorie. Zo komt er geen half product online.
Hoe vaak synchroniseer je?
Teksten en afbeeldingen veranderen weinig en kunnen een paar keer per dag mee. Voorraad wil je veel vaker bijwerken. Hoe je die afweging maakt, lees je in voorraad synchroniseren tussen webshop en ERP.
Wat is de sleutel?
Gebruik één vaste sleutel om producten aan elkaar te koppelen, meestal het artikelnummer of de EAN. Als de webshop eigen product-ID’s gebruikt, houdt de koppeling bij welk ID bij welk artikelnummer hoort.
Een koppeling tussen meerdere systemen loopt vaak via een integratieplatform of een datahub. Dan hoeft niet elk systeem met elk ander systeem te praten. Hoe je de webshop zelf aan het ERP koppelt, staat in het stappenplan webshop koppelen aan ERP.
Wat komt er op je af met het digitaal productpaspoort?
Productdata wordt de komende jaren ook een wettelijk onderwerp. De Europese Ecodesign-verordening (ESPR) is op 18 juli 2024 in werking getreden. Die verordening introduceert het digitaal productpaspoort: een digitale identiteitskaart voor producten, onderdelen en materialen.
Volgens GS1 Nederland komen de eerste paspoorten er in 2027, voor textiel, schoenen en batterijen. In 2030 moet de meeste wetgeving voor alle relevante producten in werking zijn. Het paspoort geldt voor producten op de Europese markt, ook voor import. De partij die het product op de markt brengt is verantwoordelijk. GS1 werkt met de GTIN in een QR-code die naar het paspoort verwijst.
Welke gegevens precies in het paspoort moeten, wordt per productgroep vastgelegd. Dat is voor de meeste groepen nog niet gebeurd. Je hoeft dus nu niets te bouwen. Wel helpt het als je nu al weet in welk systeem materiaal, herkomst en samenstelling straks thuishoren. Dat is meestal het PIM of het ERP, en zelden de webshop.
Eén bron per veld, en dat vastleggen
De keuze tussen PIM of ERP is minder spannend dan hij lijkt. Wat telt is dat je per veld afspreekt waar het wordt aangemaakt en wie het mag wijzigen. Zet die afspraken in één overzicht dat je kunt doorsturen naar inkoop, marketing en je webbouwer. Daarna volgt de koppeling vanzelf uit die afspraken.
Wil je weten of je een PIM nodig hebt, of hoe je de bestaande systemen netjes op elkaar aansluit? Plan een gratis datascan van 45 minuten. We lopen dan samen per veld na welk systeem de bron is. Meer over het koppelen van een PIM lees je op de pagina over de PIM-koppeling.
