Magento AFAS koppeling: webshop en AFAS Profit in sync

Voor het ophalen van data uit Profit gebruiken we GetConnectors, bijvoorbeeld voor artikelen, prijzen en voorraad. Die bouwen we als eigen GetConnector zodat alleen de benodigde velden en filters erin zitten. Voor het wegschrijven van orders en klanten gebruiken we standaard UpdateConnectors, zoals FbSales voor verkooporders en KnOrganisation of KnPerson voor debiteuren. Alle connectoren hangen aan één App Connector.

In de App Connector maakt je beheerder een token aan dat alleen toegang geeft tot de connectoren die aan die App Connector zijn gekoppeld. Het token wordt base64-gecodeerd meegestuurd in de Authorization header. Je bepaalt dus zelf welke data de koppeling mag lezen en schrijven, en je kunt het token op elk moment intrekken zonder dat andere koppelingen geraakt worden.

Om verkooporders en voorraad te kunnen gebruiken heb je in Profit de modules nodig die ordermanagement en logistiek afdekken. Welke dat precies zijn hangt af van je licentie en inrichting. Tijdens de datascan controleren we of de benodigde functies actief zijn en of er bijvoorbeeld magazijnen, prijslijsten en vrije velden zijn ingericht die de koppeling moet meenemen.

AFAS maakt onderscheid tussen organisaties en personen, terwijl Magento vooral klanten met een e-mailadres en optioneel een bedrijfsnaam kent. We spreken vooraf een matchregel af, bijvoorbeeld op e-mail of KvK-nummer, en bepalen of gastbestellingen op een verzameldebiteur of als eigen debiteur binnenkomen. Zo voorkom je vervuiling van je relatiebestand in Profit.

Ja. Een configureerbaar product in Magento bestaat uit een hoofdproduct met onderliggende simpele producten. In AFAS zijn dat meestal losse artikelen. We mappen elk AFAS artikel op een simpel product in Magento en bepalen welke attributen, zoals maat of kleur, uit Profit komen. Het hoofdproduct beheer je dan in Magento of in een PIM, afhankelijk van waar je content leeft.

We werken met vaste pakketten. Het pakket Starten kost € 4.950 en dekt één bron en één bestemming met maximaal vier dataflows, live binnen vier weken. Dat past goed bij orders, voorraad, artikelen en prijzen. We bouwen de koppeling bij voorkeur op Alumio, waarvan we via Factor Blue officieel partner zijn. Na livegang houden we de koppeling tussen Magento en AFAS in de lucht met een maandelijks data care pakket.

Dan koppelt een deel van de producten wel en een deel niet, en dat merk je vaak pas als een order vastloopt. In de datascan vergelijken we de artikelnummers in Profit met de SKU's in Magento. Is er geen één-op-één match, dan leggen we een vertaaltabel vast of gebruiken we een vrij veld in AFAS met de Magento-SKU. Orders met een onbekend artikel worden gelogd en gemeld, zodat je ze kunt corrigeren en opnieuw kunt laten verwerken.

Dat verschilt per dataflow. Orders en voorraad wil je zo snel mogelijk doorzetten, omdat je anders verkoopt wat er niet meer is. Een grote productcatalogus steeds volledig realtime bijwerken belast Magento en AFAS juist onnodig. Productdata sturen we daarom vaak incrementeel of op vaste momenten, en bij prijzen letten we op wijzigingen die op een bepaalde datum ingaan. Die keuze leggen we per dataflow vast.